La música es una manifestación cultural universal, que ha estado presente desde el inicio de la creación del ser humano, el origen de la música fue en la antigua Grecia, donde se consideraba a la poesía, la música y danza arte; estas manifestaciones artísticas iban afianzándose en el diario vivir como una manera de expresar sentimientos, emociones, experiencias y pensamientos de quienes se identificaban con ciertas circunstancias vividas que al escuchar las melodías lo recordaban.

La música al ser considerada manifestación artística, es un producto cultural que ha ido creándose a través del tiempo, siendo parte importante en el desarrollo del ser humano, estableciendo una estrecha relación con las personas al punto que es considerada como una herramienta terapéutica (musicoterapia); necesaria en algunos casos para ayudar en el tratamiento de fuertes depresiones u otras enfermedades que atacan sin compasión al ser humano.

La música esta presente en todas las culturas  del mundo, los sonidos, los ritmos, las composiciones que han ido creando grandes y diferentes autores a lo largo del tiempo, se han ido registrando y documentando en distintos soportes y formatos como papiro, pergaminos. partituras, acetatos, grabaciones en casete, en papel como manuscritos, cronologías y biografías, entre otros; todo documento relacionado con la evolución de la música en el tiempo.

A lo largo del tiempo estos soportes han ido desapareciendo a causa de diversos factores tales como extravío, incendios, guerras, desconocimiento sobre el tratamiento de estos documentos de archivo, gracias a la Archivística esta ciencia que ha ido ayudando a organizar, clasificar, indizar, conservar y preservar los documentos, para que en la actualidad se conozca el legado de diferentes obras de autores y compositores musicales, que son inspiración y referente para los actores musicales actuales.

La música es el arte de producir el sonido, y como toda expresión artística desarrollada por el hombre deja un vestigio material que bien puede ser un documento en soporte papel o electrónico, o también en una grabación, en todo caso el producto será un documento musical. Para su adecuada organización surgen los archivos musicales, los cuales no deben verse como algo nuevo, sus orígenes se pueden rastrear desde la antigüedad con la composición de las primeras obras musicales, pasando por las grandes catedrales medievales, hasta llegar a nuestros días. Pero en la actualidad, su organización ha cobrado mucha importancia gracias al desarrollo de la archivística como una herramienta en el proceso de divulgación de la información en la sociedad del conocimiento. El organizar, conservar y divulgar adecuadamente el patrimonio musical de un sociedad, región o país cobra más importancia dentro de un mundo globalizado que pretende pasar por encima de las fronteras y las culturas. La música es un elemento importante de la identidad cultural de una sociedad y el saber cómo reunir y conservar adecuadamente este patrimonio mediante una metodología archivística adecuada cobra cada vez mayor importancia. (Cabezas Bolaños, La organización de archivos musicales marco conceptual, 2005)

Por la importancia de estos documentos se ha visto la necesidad de ordenarlos, organizarlos, clasificarlos, indizarlos, preservarlos y conservarlos, de esta manera se puede recuperar la información, para el servicio de diferentes usuarios que necesitan de la información y conocimientos que estos documentos pueden brindar, puesto que se convierte en la memoria de una nación; bondades que solo la Archivística puede facilitar, por tal motivo se ha empezado a tratar a los documentos musicales como archivos musicales.

Los archivos musicales.– han estado presente hace algunos siglos, por lo general se los encuentra en grandes catedrales y parroquias de la edad media, el maestro de capilla evidenció la importancia en la composición de la música para las misas y otros ritos religiosos; el archivo musical presente en la sociedad occidental desde hace tiempo, lamentablemente no ha desarrollado estudios prácticos ni teóricos, lo cual dificulta localizar información sobre este tema.

¨De modo que el archivo musical se puede definir como una unidad informativa en donde se organiza, custodia, administra y conserva la música escrita o audiovisual de un país, región, grupo musical o persona con el fin de facilitarla y perpetuarla a través del tiempo¨ (Cabezas Bolaños & Jiménez, La archivística y la música: una composición entre ciencia y arte, 2001)

Los archivos musicales que conocemos en la actualidad pertenecían a la iglesia,  monarquía y edad media, se juntaban los documentos musicales en códices para llevar a cabo el canto gregoriano, estos documentos eran resguardados en la sala capitular por el tesorero. En el siglo XVI el panorama no es muy diferente siguen desarrollándose en la capilla musical y de su custodia sigue encargándose el maestro de capilla, es en la edad moderna que los archivos musicales van identificándose como tal, a mediados del siglo XX se empieza a compilar todos los documentos musicales existentes en siglos anteriores para llevar a cabo la descripción, catalogación y ordenamiento (proceso archivístico) con el único objetivo de ponerlos a disposición de la investigación.

En tiempos remotos la organización de los archivos musicales se basaba en inventarios, guías, tipo de música (monódica o polifónica), de acuerdo a los formatos o por los géneros litúrgicos: misas, horas de oficio divino, villancicos, salmos, etc.

Estos archivos se considerarán archivos históricos por evidenciar la evolución de la música en la sociedad, por ser la memoria colectiva de quienes participaron activamente  en crear este patrimonio documental.

Los archivos musicales y su organización actual.- Los documentos de archivo musical que se van generando día a día, en los diferentes soportes, en las distintas instituciones musicales deben tratarse de la misma manera que cualquier documento de archivo, por tanto se llevará a cabo una breve reseña de cómo organizarlos, esto dependerá de la legislación que rige en cada país.  

• Principios Archivísticos.- Establecen toda la organización documental, a partir de estos se otorga origen y procedencia a la información.

En materia archivística se aplicarán los siguientes principios:

1. Principio de procedencia.- en este principio el documento debe mantenerse en el fondo documental del que procede, tomando en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo.
2. Principio de oden original.- Se debe conservar y respetar el orden en que se crearon los documentos dentro de cada expediente, respetando la estructura organizacional de cada institución.

• Clasificación documental.- En este procedimiento el cuadro de clasificación documental es imprescindible puesto que ayuda a organizar y relacionar los expedientes de acuerdo a la estructura de los procesos institucionales.

• Ordenación documental.- En este procedimiento de forma cronológica se unen y relacionan los documentos de un expediente.
• Cierre de expediente.– En este caso como estamos hablando de archivos musicales, podría tratarse de la finalización de una obra musical, en cuyo caso se procederá a la foliación y al expurgo respectivamente, regirán los tiempos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
• Descripción archivística.– Este procedimiento tiene como finalidad identificar, gestionar, localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción. Como resultado de este proceso se elaborarán:
• Carátulas
• Etiquetas de cajas
• Inventarios
• Guía de archivo

• Inventario documental.- Instrumento de resarcimiento de información que describe de forma precisa las series de un fondo documental, se deberá elaborar inventario general por expediente y el archivo central elaborará el inventario general de expedientes, el inventario documental es un requisito para las transferencias, así también para la baja documental.

• Guía de archivos.- Instrumento de consulta que provee información general sobre el contenido del fondo documental con el objetivo de guiar en la búsqueda de información.
• Tabla de plazos de conservación documental.- Herramienta archivística que describe las series y tipos documentales a los cuales se estipula el tiempo de permanencia o conservación.

• Transferencias documentales.– Es la remisión de los documentos que han cumplido con los plazos conforme lo estipula en la tabla de plazos de conservación documental, las transferencias pueden ser primarias del archivo de gestión al archivo central, transferencias secundarias del archivos central al archivo intermedio y transferencia final del archivo intermedio al archivo histórico.
• Baja documental.—Es la eliminación de los documentos que hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contengan valores históricos.
• Preservación de archivos.- Es aquel procedimiento que facilita la toma de decisiones para garantizar que los documentos físicos estén resguardados de todo tipo de desgaste que se encuentre en ellos ya sea por factores internos o externos.

Conclusiones:

• Es imperativo que la Archivística debe abarcar la posibilidad de estudiar otro tipo de archivos que no sean solo los públicos, como el caso de los archivos personales, musicales entre otros, de esta manera su campo de acción se expandiría a otras fuentes de producción documental.
• Los archivos musicales a lo largo del tiempo han ido deteriorándose e inclusive desapareciendo en algunos casos, porque no habido el tratamiento y el personal adecuado para llevar a cabo la organización y conservación de valiosas fuentes de información que aportarían a la investigación y al desarrollo indiscutible de una región.
• Dentro de las actividades académicas y de investigación se necesita de fuentes primarias de información, la archivística como ente regulador de la organización y conservación de documentos, no debería limitarse al tratamiento de documentos administrativos, sino, más bien ser un aporte al ámbito científico cultural.

Cabe recalcar que en Ecuador, los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación pública deben regirse a la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos con el objeto de “normar la organización y mantenimiento de los archivos públicos, en cada una de las fases del ciclo vital del documento, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo”. (Pública, 2019)

La única finalidad de los archivos públicos es establecer los documentos de manera organizada, para que la información esté disponible en el momento de consulta de los servidores públicos como de los usuarios de estas entidades, de forma eficiente, precisa y concisa; no debemos olvidar que estos documentos son fuente de consulta de los acontecimientos ocurridos en diferentes épocas que han afianzado la historia de cada país.

Las imágenes en el documento son establecidas por la regla antes descrita, por tanto son estos formatos los que se debe utilizar para los procesos archivísticos; en algunas instituciones sean públicas o privadas podrían variar estos formatos, dependiendo de las políticas internas o del orgánico funcional de estas dependencias, pero al ser esta una norma constituida a nivel nacional, hay que acogerse y respetar la misma.

Referencias

Cabezas Bolaños, E. (2005). La organización de archivos musicales marco conceptual. Información, Cultura y Sociedad Nª 13, 81-99.

Cabezas Bolaños, E., & Jiménez, J. (2001). La archivística y la música: una composición entre ciencia y arte. Lima: Instituto Panamericano de Geografía e Historia.

Pública, S. d. (10 de abril de 2019). Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos. 1-46. Quito, Ecuador.

           

     i