A menudo pensamos en la archivística como una disciplina enfocada en grandes instituciones o documentos históricos. Sin embargo, en nuestro reciente podcast de InfoTecarios [00:13], tuvimos una conversación que rompe con este molde y nos muestra el lado más humano y crucial de nuestra labor.
Contamos con la participación especial de Rutbel Rodríguez, una colega archivista venezolana residente en Costa Rica [01:27], quien nos compartió su experiencia aplicando la metodología archivística en un entorno donde la organización de la información es, literalmente, vital: los proyectos sociales.
El Problema: El Caos Informativo en el Tercer Sector
Rutbel nos expuso una realidad muy común: las organizaciones sin fines de lucro, a pesar de su invaluable misión, a menudo operan con recursos limitados, especialmente para áreas como la gestión documental [01:19:13]. En su artículo «Tratamiento archivístico aplicado a proyectos sociales», derivado de su tesis, abordó el caso de una ONG que apoya a personas con VIH/SIDA y otras poblaciones vulnerables [03:07].
El riesgo de no tener un archivo bien estructurado es enorme. Hablamos de la posible pérdida de información, la falta de rendición de cuentas a los donantes y serios problemas de gestión [04:44]. Rutbel compartió una experiencia crítica en la que una entidad pública estuvo a punto de enfrentar graves consecuencias debido a la desorganización de los documentos de un proyecto, algo que su equipo logró solucionar a tiempo [08:23].
La Solución Archivera: Un Método para la Transparencia
Frente a este desafío, la solución no es otra que la aplicación rigurosa de nuestra metodología profesional. Rutbel nos recordó los pasos esenciales del tratamiento archivístico:
- Identificación de los documentos.
- Organización y clasificación para darles una estructura lógica.
- Valoración y selección para determinar qué se conserva y por qué.
Al aplicar estos pasos, la organización no solo salvó su información, sino que también mejoró la recuperación de datos, aseguró la preservación de su historia y garantizó la transparencia de sus operaciones [04:44, 01:22:07].
La Profesión en el Foco: Una Defensa de Nuestro Oficio
La conversación nos llevó a una reflexión más amplia sobre el valor de nuestra profesión. Con gran preocupación, hablamos sobre la amenaza del cierre de escuelas de bibliotecología y archivística y la poca valoración cultural que a veces enfrenta nuestro campo [01:03:29, 56:41].
El mensaje de Rutbel fue claro: sin archivistas capacitados, las organizaciones (públicas o privadas, grandes o pequeñas) se arriesgan a una gestión deficiente de la información, lo que se traduce en ineficiencia y en la pérdida irreparable de su memoria histórica [01:21:11].
Conclusión: El Archivo como Motor de Cambio
La experiencia de Rutbel Rodríguez es un poderoso recordatorio de que la archivística es una disciplina dinámica y esencial. Es el motor que impulsa la transparencia, la eficiencia y, en última instancia, la justicia social. Su trabajo demuestra que organizar la información correctamente no es un lujo, sino una necesidad fundamental para cualquier proyecto que aspire a tener un impacto real y sostenible.
Les invito a escuchar el episodio completo y a reflexionar: ¿en qué otros ámbitos podemos aplicar nuestra ciencia para generar un cambio positivo? El campo es vasto y, como nos demostró Rutbel, lleno de oportunidades para dejar una huella.
