Con esta famosa frase del escritor argentino Jorge Luis Borges quiero partir este post ya que en ella se define el hermoso lugar donde tengo la fortuna de trabajar desde hace 7 años…
Un 11 de Noviembre del año 2005 año se inauguró en Chile la Biblioteca Regional de Santiago, proyecto que pretendía revolucionar el concepto de Biblioteca tradicional y convertir a la Biblioteca Pública en un espacio comunitario de encuentro con la lectura, la cultura y la recreación.
Es impresionante ver como día a día los niños (mis hijos incluidos) disfrutan de los espacios infantiles acondicionados especialmente para ellos, es tanto el gusto que tienen por estos espacios que más de alguna vez los he visto llegar a las lagrimas y hacer todo tipo de berrinches al momento del anuncio de cierre de la biblioteca los fines de semana. Adolescentes que encuentran en estas paredes un espacio que los identifica y los reúne a leer, jugar en el computador, conversar o incluso “pololear” (así se le llama en mi país al romance entre a temprana edad)
Es sobrecogedor en ocasiones constatar cómo este espacio se convierte en un albergue y un “escape” para quienes viven en la calle y en hogares y que han convertido a la Biblioteca en su verdadera casa. Y claro como no mencionar a los adultos mayores que vienen con la excusa de aprender computación en nuestros cursos gratuitos y se llevan además de los conocimientos una enorme cantidad de nuevos amigos que conocen en estos espacios de encuentro y que en realidad son el gran valor que obtienen de estas experiencias.
Efectivamente, como podrán notar, me tome la libertad de hablar sobre mi biblioteca (mía porque el cariño que le tengo es inmenso) mi biblioteca anarquista como la llamo, pues para mí es un espacio “sin autoridad” donde cada visitante puede actuar libremente, abstraerse en sus lecturas, compartir y expresar sus ideas en completa libertad.
Pero bueno, dejaré de lado esta pequeña apología y me enfocaré ahora en el objetivo de mis post que no es otro que compartir experiencias, ideas y herramientas de gestión que puedan aportar a la discusión. En esta ocasión, y en honor a estos 7 años, les entrego 7 claves de gestión organizacional que pueden servir para mejorar la gestión bibliotecaria y que al menos a nosotros nos han funcionado de muy buena forma:
1. Vocación y Compromiso social: El punto clave en la gestión exitosa de cualquier organización lo constituye el recurso humano que forma parte de la institución y para eso es necesario contar con estrategias adecuadas de reclutamiento de personal acorde a los objetivos perseguidos.
En el caso de la Biblioteca de Santiago se privilegio como característica fundamental el compromiso social de su personal y ha sido un acierto pues es uno de los aspectos mejor valorados en todas nuestras encuestas de satisfacción. Bibliotecarios, ingenieros, periodistas, profesores, sociólogos, artistas, escritores, amantes de la fotografía y el cine son sólo algunos de los perfiles que conforman esta institución y a los que une una profunda vocación social. Esto facilita enormemente el desarrollo de una visión común que es compartida por la institución en su conjunto. Es entonces fundamental considerar en los perfiles de cargo no sólo las competencias técnicas, sino que intentar buscar personas que de verdad compartan los valores institucionales.
2. Gestión centrada en el usuario: El factor clave en que radica el éxito de este proyecto es en el cambio de visión en torno a lo que debe ser una Biblioteca Pública. Cuando gestionas desde el usuario, él es quién define tus servicios y te obliga a una adaptación permanente a sus nuevas necesidades transformando y flexibilizando la forma de gestionar. Esto permite lograr un equipo dispuesto al cambio que se traduce en personas proactivas y flexibles lo que sin duda facilita el trabajo y por sobretodo la incorporación de nuevas estrategias y metodologías de trabajo que sean acordes con la realidad. Es necesario entonces que cada biblioteca sea capaz de identificar claramente las necesidades de su comunidad y que estas sean conocidas por todos los actores.
3. Planificación estratégica compartida: Contar con una planificación estratégica que involucre a toda la institución es básico para el logro de una gestión de éxito. Esta planificación debe ser conocida por todos y debe plantear los objetivos estratégicos, metas y actividades que a su vez deben ser monitoreadas para verificar su implementación de acuerdo a los plazos definidos. De esta forma es más fácil priorizar áreas claves y aglutinar esfuerzos conjuntos para el diseño, desarrollo e implementación de productos y servicios estratégicos.
4. Evaluación permanente: La Biblioteca de Santiago cuenta con una Unidad de Estudios que asesora directamente a la Dirección entregando información oportuna y relevante de distintos aspectos relacionados con la gestión de la misma pero con un enfoque centrado en el usuario. Encuestas de Satisfacción, análisis de procesos, indicadores de gestión y control son herramientas que deben estar presentes en la gestión bibliotecaria. En la actualidad, donde la cultura está quedando al margen de las prioridades del estado, se torna imprescindible contar con indicadores que permitan defender y mostrar la gestión realizada ante las autoridades.
5. Horizontalidad y trabajo en equipo: Desde mi perspectiva la Biblioteca de Santiago tiene entre sus cualidades, una estructura funcional que es permeable tanto en sus flujos de organización como de comunicación. Este elemento es vital a la hora de agilizar ciertos procesos relacionados con toma de decisiones y participación, provocando un ahorro importante en los tiempos de ejecución de distintos proyectos; además permite establecer un clima organizacional agradable y relajado donde no son notorias las diferencias entre los distintos estamentos, lo que facilita la creación de grupos de trabajo interdisciplinarios y colaborativos. Ejemplos de ellos son los proyectos de Comité de Selección de libros Infantiles y Juveniles, el Proyecto Cúrame del vacío (trabajo con niños en hospitales), comités de gestión cultural, comité digital y todos los grupos que se pueden forman, algunos espontáneamente, para la generación de nuevas iniciativas.
6. Espacios para la Innovación y la creatividad: La incorporación permanente de todos los funcionarios de la organización en los procesos, servicios y productos que se desarrollan y el potenciar su creatividad dando espacios para la presentación de iniciativas e ideas tiene un efecto increíble en la organización. Por una parte surgen excelentes ideas que son aprovechadas e implementadas en beneficio de los usuarios, y por otra, te permite contar con personas más comprometidas pues se genera un sentimiento de pertenencia importante hacia la institución percibiendo que su trabajo es realmente valorado. Contar con instancias y espacios de opinión tanto formales como informales facilitan notablemente el desarrollo de la Innovación al interior de las organizaciones.
7. Formación y capacitación: Elementos básicos que deben estar siempre presentes pero que lamentablemente no es abordado integralmente por todas las organizaciones. La Biblioteca de Santiago cuenta con un sistema de capacitación interna donde se potencian las competencias personales de los funcionarios y se transmite su conocimiento en distintas áreas a los demás integrantes de la institución. Existe además un programa de pasantías internas que busca la integración entre las distintas unidades al mismo tiempo que permite a las personas conocer nuevas tareas y por sobretodo ver en terreno, conocer y valorar el trabajo que realiza el otro. Esta es una metodología que da excelentes resultados para afianzar buenos climas laborales. Es importante además dar oportunidades de formación a quienes componen la institución valorando su esfuerzo pues esto beneficia a todas las partes involucradas.
Sin duda son pequeños tips, algunos muy lógicos por cierto, pero creo que nunca esta demás hablar un poco sobre las obviedades, pues tendemos a olvidarlas fácilmente.
Sólo me resta enviar un gran y sentido abrazo a cada uno de mis compañeros y compañeras de labor que día a día con cariño, dedicación y vocación de servicio hacen crecer este nuevo concepto de Biblioteca que se está transformando poco a poco en uno de los polos culturales más importantes de mi país.