Retos de la preservación digital

“Dentro de 100 años podremos abrir un libro pero no leer un disco” (Stewart Brand)

El volumen de la información digital (y los documentos electrónicos) en el mundo se incrementa de manera sorprendente superando todas las expectativas, de esta información digital existe un considerable porcentaje que requiere ser conservada y preservada. De manera general, preservar y conservar, son dos conceptos asociados como sinónimos, sin embargo, éstos hacen alusión a dos momentos diferentes de un mismo proceso; por un lado, preservar significa proteger o resguardar de manera anticipada alguna cosa de un daño o peligro, en tanto conservar quiere decir mantener algo o cuidar de su permanencia.

Entre las características de la información digital destacan su vulnerabilidad y que no puede ser colocada en un medio físico de uso durable, asimismo que requiere de la utilización de equipos para su visualización, los cuales debido al continuo avance de la tecnología se vuelven rápidamente obsoletos y difíciles de mantener.

Goomer

Voutssás (2009) define las acciones de preservación y conservación digital respectivamente de la siguiente manera:

“Preservación Digital: acciones específicas cuyo fin ulterior y a largo plazo, sería asegurar la permanencia y acceso del contenido de documentos digitales a lo largo del tiempo y las tecnologías, independientemente de su soporte, formato o sistema. Para ello, debemos mantenerlos, esto es, protegerlos y resguardarlos anticipada y permanentemente; y en caso de deterioro o daño debemos tratar de restaurarlos.

Conservación Digital: acciones tomadas a corto plazo para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro del soporte de obras digitales con objeto de tenerlas permanentemente en condiciones de usabilidad, tales como la estabilización tecnológica, la reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales con el fin de garantizar la trascendencia de los contenidos (p.74).»

Uno de los problemas mayores que se presenta es que se piensa más en el corto plazo (conservación) que en el largo plazo (preservación), al mismo tiempo, el consumismo imperante en el mercado ha aumentado la obsolescencia de programas y equipos tecnológicos que son necesarios para la visualización de los documentos digitales. En este sentido, uno de los retos más álgidos para el futuro de la preservación de recursos digitales será el contar y tener operativos la cantidad necesaria de software y hardware que hagan posible la lectura de archivos digitales. Cabe resaltar que además de los factores tecnológicos en la preservación digital están implicados una serie de factores legales y documentales.

En los últimos años lo que comúnmente se esta preservando son:

• Documentos históricos que forman parte del patrimonio documental mundial con fines de preservación y de acceso, por ello se han llevado a cabo grandes proyectos de digitalización lo que ha generado una gran cantidad de documentos digitales.
• Documentos de las administraciones públicas (Open Government), que garanticen la transparencia y el acceso a la información pública de los ciudadanos, algunos resultantes de proyectos de digitalización y otros nacidos digitales.
• Documentos con información de carácter científico o tecnológico para explotar dicha información y darle un uso futuro.

Por otro lado en nuestra vida diaria producto de nuestras actividades académicas, laborales y personales generamos y utilizamos distintos tipos de documentación digital: fotografías, videos, audios, documentos de texto; y necesitamos preservar aquellos que sean más importantes para nosotros, por ejemplo en el ámbito personal lo serán las fotografías familiares y en el académico, algún documento en word de un trabajo de investigación que estemos realizando.

Termens (2011) menciona que la preservación de datos y documentos digitales a largo plazo no es imposible, pero acarrea retos ante los que se requiere pensar y preparar en el presente y han de aplicarse acciones a lo largo del ciclo de vida de los documentos (algunos sin fecha de finalización) y que serán puestos a prueba en el futuro, cuando un usuario necesite acceder a los documentos preservados. Estos retos principalmente son:

• «conservar inalterado el bitstream de los ficheros a lo largo del tiempo;
• mantener la capacidad para renderizar los datos, esto es poseer la capacidad para interpretar el formato en el que están codificados;
• disponer del software y del hardware necesario para ejecutar los ficheros; y
• mantener el conocimiento para interpretar el contenido de los datos y del software que lo soporta (manuales, órdenes, diccionarios de datos, codificaciones…) (p.18).»

Por su parte, Thurston (2012) enfocándose en los datos e información digital de los gobiernos y administraciones públicas, señala cinco obstáculos o retos en torno a la preservación digital:

1. La preservación digital no esta considerada como prioridad de desarrollo, por ello no es priotario para las naciones ni cuenta con grandes fuentes de financiamiento. Igualmente la digitalización y los procesos de automatización, son vistos pensando sólo en el presente y no con enfoque a futuro.
2. Falta de concientización, por parte de los de los planificadores y los interesados sobre los problemas de acceso a futuro, pues creen que la tecnología resolverá todo. Asimismo, ausencia de un pronunciamiento del sector de los profesionales de la información en torno a la importancia de su participación en este contexto.
3. Existencia de un vacío en el marco legal e institucional, en muchos países la legislación no es clara, es inadecuada y/o desactualizada, tampoco existen políticas nacionales ni se han introducido y/o aplicado normas internacionales.
4. Falta de capacidad práctica para el manejo y preservación de recursos digitales, dado que existen pocos profesionales con experiencia suficiente en la gestión y preservación de estos recursos.
5. Las iniciativas de digitalización son susceptibles a fallar debido a la falta de preparación adecuada y adopción de estándares.

De manera paulatina se viene mejorando la normativa internacional así como las técnicas referentes a la preservación digital y a la vez, se incrementan las iniciativas a nivel internacional por investigar y buscar posibles soluciones ante estos retos. Además de la digitalización, hace falta no sólo diseñar sino poner en acción leyes, prácticas y tecnologías necesarias para realizar una buena gestión de los archivos digitales pensando en el largo plazo y para lograrlo es importante la voluntad política de las grandes instituciones y gobiernos.

Como profesionales de la información debemos estar más comprometidos en coadyuvar a la preservación digital. Para ello gestionar los documentos digitales de manera adecuada desde el momento de su nacimiento (ya sean creados digitalmente o producto de la digitalización). Del mismo modo, dado que es un tema complejo debemos mantenernos actualizados sobre las bases teóricas, iniciativas internacionales, estrategias y políticas sobre el tema, y estar en la capacidad de adaptarlas e implementarlas a fin de responder a las necesidades de preservación del entorno digital en el que llevemos a cabo nuestro trabajo.

Así como nuestros antepasados nos dejaron un valioso e inmenso legado cultural, generalmente manifiesto en escritos sobre piedra, papiro, pergamino o papel, es nuestra responsabilidad dejarles a las futuras generaciones algún legado que refleje el momento actual de nuestra sociedad y sus avances en los distintos ámbitos (científico, político, tecnológico, cultural, etc.). Puesto que preservar la memoria digital, es en cierto modo resguardar la memoria del mundo.

El siguiente video, en forma breve muestra la evolución y vulnerabilidad de los soportes que requieren ser preservados:

[youtube http://www.youtube.com/watch?v=47BZ6rXNcsQ?rel=0&w=640&h=385]

Finalmente, a modo de reflexión comparto la situación planteada en 1995 por Jeff Rothenberg, en su artículo “¿Son perdurables los documentos digitales?”:

«Año 2054. Mis nietos (que no han nacido) están en el desván de mi casa (que no he comprado). Descubren una carta de 2007 y un CD-ROM. La carta dice que el CD tiene un documento en el que se da la clave para heredar mi fortuna (que no he ganado). Mis nietos sienten curiosidad, pero nunca han visto un disco compacto, salvo en viejas películas. Aun cuando localizaran un lector de disco adecuado, ¿cómo lograrían hacer funcionar los programas necesarios (como Microsoft Word) para interpretar el contenido?

Si no fuera por la carta, mis nietos no sabrían que deben abrir el CD-ROM. La carta es legible, si máquinas ni conocimientos a parte del propio idioma. Dado el carácter mudable de programas y circuitería, dentro de 50 años la única información legible será la carta.

¿En qué situación quedan mis nietos?

Les deseo suerte.»

Fuentes consultadas:

• Voutssás, Juan (2009). Factores tecnológicos, legales y documentales de la preservación documental digital. Investigación bibliotecológica. 2009, vol. 23, nº 49, pp. 67-124
• Termens, Miquel (2011). La preservación de documentos digitales: retos y oportunidades. IV Jornadas Archivando: la preservación en los archivos, 10-11 de noviembre 2011. León, España. pp.17-27
• Thurston, Anne (2012). Digitization and Preservation: Global Opportunities and Cultural Challenges. Proceedings of the Memory of the World in the Digital Age: Digitalization and Preservation: An International conference on permanent access to digital documentary heritage, 26-28 September 2012. Vancouver, UBC. Canada. Edited by Luciana Duranti and Elizabeth Shaffer (UNESCO 2013), pp. 31-37