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Revalorizando el Análisis Documental

La información como materia prima requiere ser comprendida para ello, la identificación de sus componentes nos permite conocer  a mayor profundidad nuestro objeto de estudio, así  el Análisis Documental (AD) comprende variados y complejos procesos que finalmente se convierten en el eslabón fundamental  que permite lograr el funcionamiento de los servicios de información, así como la recuperación de la información y generar aquellos mecanismos que satisfagan a los usuarios, entre otros.

Imagen tomada del sitio automatictrans.es

El AD permite desentrañar un documento y en este proceso  López Yepes, menciona  que se trata de

“una metamorfosis que el documento sufre…  que culmina cuando la información liberada se difunde y se convierte en fuente selectiva de información…”

Aunque también debe considerarse:

  • Tipo de usuario y necesidades de información
  • Tipo de servicios que se ofrecen
  • Naturaleza de los documentos a analizar
  • Sistemas de recuperación utilizados y sus posibilidades

Entendiendo  que existen distintos niveles de especificidad al momento de realizar el AD, podemos concebirlo de una manera más concreta como  menciona  Ma. Cruz  Rubio (20??) al respecto:

“el análisis documental es un trabajo mediante el cual por un proceso intelectual extraemos  nociones del documento para representarlo y facilitar el acceso a los originales. Analizar, por tanto, es derivar de un documento el conjunto de palabras y símbolos que le sirvan de representación”

El AD posee implicaciones tanto lingüísticas como psicológicas que van a permitir finalmente, recuperar información de acuerdo a ciertos procesos y pautas establecidos, que describiremos a continuación.

Perspectiva lingüística

En cuanto al aspecto lingüístico, T. van Dijk uno de los pioneros en AD, explica desde esta perspectiva, la importancia que tiene el lenguaje y como entran en juego las estructuras discursivas y los significados para extraer la esencia del documento de manera fidedigna, es decir, como el analista articula su lenguaje para expresar adecuadamente el mensaje que contiene el documento. Particularmente T. van Dijk propone un modelo para el AD, por medio de:

  • Macroestructuras: las cuáles contienen ideas o temas globales que se derivan de un párrafo, una página, etc., y establecen ciertas jerarquías, de esta manera se obtiene una idea general o global del texto.
  • Microestructura: refiriéndose a la integración de las oraciones, así como su conexión y coherencia sobre la cual se fundamenta la Macroestructura.

Para poder llegar a desentrañar las macro y micro estructuras, el autor plantea el uso de las Macrorreglas, que consisten en:

  • Omitir: toda la información (o proposiciones) de poca importancia o no esencial puede ser suprimida.
  • Seleccionar: consiste en discriminar elementos del texto, lo cual conlleva también a omitir cierta información que está implicada, bien en los conocimientos generales del receptor, o bien en otros postulados existentes en el discurso.
  • Generalizar: esta regla también omite informaciones pero mediante la sustitución de una serie de conceptos o especificidades que se consideran irrelevantes, por el sobreconcepto compartido que define el conjunto, es decir, consiste en generar una proposición generalizante o abstracción que abarque otros conceptos.
  • Construir o integrar: consiste en generar una proposición o concepto más general que denote la totalidad del discurso, incluso utilizando términos no mencionados en el texto, pero que son razonablemente deducibles.

Perspectiva psicológica

El aspecto psicológico podemos analizarlo desde la visión del receptor y el emisor, que a su vez involucra procesos como: memoria, razonamiento y la resolución de problemas.

desvan de la memoria Dado que no basta con decodificar el mensaje, se requiere de funciones cognitivas que le permitan en este caso al receptor o emisor comprender el lenguaje y comunicarlo, identificar como este lector analiza e interpreta la información analizada, desde el punto de vista psicológico también es importante conocer la estructura de conocimientos que los sujetos poseen y cómo se modifica al momento de recibir una nueva información contenida en cierto documento. Al respecto T. van Dijk, menciona que si se logra saber qué información se saca de los “textos” y que se almacena en el cerebro según el contenido y la estructura del texto, se tendrá un instrumento importante para comprender los procesos de adquisición.

Algunos autores aseveran que este tipo de estudios revolucionarán el mundo de las Ciencias de la Información serán fundamentales para medir desde otro ángulo los servicios de información.

Por su parte Leahey y Harris (1998), pondera a la memoria como el inicio del procesamiento de información, partiendo del hecho de que nuestra memoria almacena la información captada y puede llegar a ser retenida por un tiempo corto a menos que siga siendo utilizada y a partir de esta memoria es posible dar respuestas verbales o conductuales.

Otro subproceso que se ve involucrado en la perspectiva psicológica es la comprensión, que implica la interacción que se da entre el sujeto, un estimulo y el significado que le impregna. Cantero y de Arriba (1997) indican que el sujeto en primera instancia fragmenta el discurso en las unidades que lo componen: palabras, frases, etc.

Resulta por tanto relevante conocer esta serie de procesos psicológicos que tienen lugar al momento de realizar un AD, desde el mismo momento de una lectura, escuchar o ver algún tipo de información.

Fases del análisis documental

El lenguaje que sirve como medio para recuperar la información, así como los procesos mentales que el sujeto (emisor-receptor) desarrolla dimensiona al AD, evidencia su complejidad y al mismo tiempo cuan enriquecedor puede llegar a ser al momento de realizar dicho análisis, el cual se comprende las siguientes fases (figura 1)

Imagen de la autora

Fases del análisis documental.
Imagen de la autora

 Análisis formal

En esta primera fase encontramos:

Descripción bibliográfica

Entendida como un conjunto de datos que nos permite describir un documento, seleccionados de acuerdo a ciertas normas, que sirven como puntos de acceso que nos posibiliten su recuperación. La intención de una descripción de este tipo es también describir de forma única al documento, que la información procesada pueda compartirse de manera universal y que sea expresada de manera lógica.

Catalogación

Se considera  un complemento vital para el documento, ya que lo enriquece al determinar los temas que aborda (implica los procesos lingüísticos y psicológicos mencionados anteriormente), a través de un lenguaje controlado que puedan definir el contenido de un documento de manera fidedigna.

Análisis de contenido

El proceso más elaborado y más importante desde mi punto de vista es el análisis de contenido, ya que a través de este se desprende información aún más elaborada que servirá para la recuperación del documento, dicha fase comprende: la indización y el resumen.

Indización

Consiste en describir y caracterizar un documento con la ayuda de representaciones de conceptos contenidos en el documento. Rowley resume en tres etapas el proceso de indización:

  • Familiarización con el contenido y materia del documento
  • Fase de análisis, donde el indizador decidirá qué materias representa el tema principal
  • Selección de términos representativos

Esta última característica depende en buena parte del uso del lenguaje que debe estar controlado y normalizado, de ahí se desprenden lenguajes coordinados que al estar regulados permiten elegir de un alista cerrada ciertas palabras, aunque también se llega a considerar el vocabulario libre en el que se elige el término sin seguir alguna norma.

Resumen

Pretende obtener el contenido esencial previamente analizado, aunque su dificultad radica en que no existen normas suficientemente válidas para aprender a resumir, sin embargo hay pautas a seguir como mantener la objetividad, precisión y ser conciso.

En esencia el resumen pretende (como lo mencionaba  López Yepes) llegar a la metamorfosis del documento,  a partir de una síntesis de la descripción previa del documento y recomponerlo, dándole así unidad y sentido nuevo de extensión reducida.

Conclusiones

Sin duda, es complicado desentrañar los procesos que se generan al momento de realizar un Análisis Documental, pero también es evidente la capacidad y las implicaciones que tiene hoy día, dado el incremento en los volúmenes de información.

El AD como un proceso por el cual podemos construir y reconstruir representaciones de la información es por demás interesante para nuestro campo, por lo que merece ser redimensionado y dado que es una de nuestras tareas cotidianas debemos darle la importancia que merece, explotarlo y no dejar de asociarlo a procesos mentales, considerando también todas las aristas y el papel que jugamos en la recuperación de la información. Por otro lado, la revisión de algunas de las herramientas tecnológicas para llevar a cabo un análisis de este tipo también sería interesante revisarlo y explotar las oportunidades que ofrece, porque es indudable que existen programas que realizan análisis del discurso asistido por computadora.

Lo cierto es que el AD debe reflejar la parte esencial de los documentos con la finalidad de recuperar la información y proveerle un mayor valor, ya que profundiza en el contenido y puede ser asociado a otros temas de interés, sin olvidar cierta carga subjetiva del emisor y receptor al momento de estar en contacto con la información, sin duda un proceso complejo al que nos enfrentamos día con día.

Fuentes consultadas y/o recomendadas

  • Cantero, José y José de Arriba. 1997. Psicolingüística del discurso. Barcelona: Octaedro. 
  • Dijk, Teun van. 1980. Estructuras y funciones del discurso. México D.F.: Siglo Veintiuno.
  • Leahey, Thomas y Richard Harris. 1998. Aprendizaje y cognición. 4a. ed. Madrid: Prentice Hall.
  • López Yepes. 1995. La documentación como disciplina. España. Eunsa.
  • Rubio Liniers, Ma. Cuz. (20??). El análisis documental: indizacion. [En línea].España. CINDOC-CSIC. Disponible en: http://www.iberius.org/es/AisManager?Action=ViewDoc&Location=getdocs:///DocMapCSDOCS.dPortal/2519
  •  Pinto Molina, María. 1992. El resumen documental: principios y métodos. Madrid: Pirámide. 
  • Pinto Molina, María. 1996. Introducción al Análisis Documental y sus niveles: el análisis de contenido. Madrid: Síntesis.
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Claudia Rivera Sánchez

Mi intención es la de compartir en este espacio mi punto de vista e intereses relacionados al mundo de la información. Tendrán cabida temas diversos, aunque no he de negar mi inclinación por la Organización de la información y la ALFIN, con la intención de que puedan ser útiles e interesantes.
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