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Presentaciones efectivas con PowerPoint

Entre las actividades del bibliotecario actual, está la responsabilidad de ofrecer servicios que vayan acorde a las necesidades de los distintos grupos de usuarios que tenga la biblioteca. El enseñar a representar y transmitir la información por medio de presentaciones, debería de ser una práctica indiscutible en las bibliotecas universitarias a fin de mejorar las habilidades generales de comunicación y exposición del alumno, brindándole las técnicas y herramientas que le permitan realizar presentaciones exitosas a través de la preparación de materiales audiovisuales

Desarrollar éstas habilidades de edición son muy útiles no solo porque aseguran que un mensaje sea comprendido por el público objetivo, sino para exponer las ideas de manera diferente y novedosa en nuestros entornos académicos/laborales; y es que todos asumimos saber utilizar la herramienta de PowerPoint, sobre todo porque, como ya hemos hecho muchas presentaciones anteriormente, creemos que ya dominamos y sacamos el mayor provecho de dicha herramienta… sin embargo, aceptemos que la mayoría de las veces solo la hemos utilizado de manera básica.

No todos sabemos que en PowerPoint se pueden agregar notas de voz en cada una de las dispositivas, que se puede imprimir no solo las diapositivas sino también las notas que se hayan agregado. Es posible también el agregar comentarios en las diapositivas; se cuenta con la opción de crear diapositivas de manera interactiva, además de que se pueden deshacer hasta las últimas 20 acciones de PowerPoint.

¿Pero qué es lo que hace que una presentación en PowerPoint sea efectiva?

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El día de hoy presento 10 tips esenciales que he identificado para la creación y diseño de presentaciones efectivas por medio de Microsoft PowerPoint y que muchas veces damos por sentado, ya sea que seamos estudiantes o docentes.

1.- Tipo de audiencia (que esté dirigida y diseñada justo para el tipo de audiencia a la cual va dirigida).

Se debe de presentar atención especial en a qué tipo y tamaño de audiencia va dirigida la presentación, considerando el nivel del conocimiento de la mayoría de ellos, así como el rango de edad de la audiencia. No se debe de olvidar que al inicio es fundamental mencionar el propósito de la presentación.

2.- Haz presentaciones sencillas (haz pocas diapositivas y una presentación dinámica)

Sé conciso, evitando utilizar muchas diapositivas y teniendo en cuenta en todo momento que debe de ser enfocada en el tema que se presenta. Si tu presentación no tiene dinamismo las personas se aburrirán y no te pondrán atención. Además, una presentación debe de contar con una cantidad apropiada de texto.

3.- No te excedas de viñetas y texto (haz una presentación interactiva)

Utilizar flechas y viñetas hace más fácil la interacción entre el ponente y la presentación, así como un uso correcto de animaciones que apoyen la presentación de datos.

4.- No exageres con las animaciones y transiciones (la animación no debe predominar en las dispositivas)

Hay que procurar hacer uso de la animación pero sin exagerar. Por ejemplo, puede ser perfecto el uso de la animación en el título o subtitulo, así como a la hora de presentar un hipervinculo. Pero hay que evitar la animación en el texto completo ya que el exceso de animaciones o transiciones muy vistosas lograra captar la atención pero la desviara del tema, haciendo que el público ponga más atención a lo bonito de los movimiento que a lo que estás haciendo o diciendo. Las animaciones hay que usarlas más que nada para presentaciones informales.

5.- Utiliza imágenes de alta calidad.

Las imágenes potencian mucho la calidad de las las presentaciones ya que demuestran profesionalismo en tu trabajo. Por lo tanto,  procura utilizar imágenes de alta calidad, de preferencia en formato JPEG,  no escatimes en buscar las imágenes perfectas, una imagen pixeleada no es una buena idea. Y por último, hay que evitar saturar una diapositiva con muchas imágenes.

http://barrysclipart.com – Imágenes de todo tipo enumeradas por categorías.

http://www.clipartcastle.com – Uno de los primeros sitios de la web que contienen imágenes para su utilización y apoyo a la hora de crear presentaciones.

6.- Utiliza las gráficas adecuadas para representar tus datos.

Es muy recomendable usar gráficos en vez de números o datos sueltos. Recuerda que el ponente dirige la presentación. Por ésta razón, las diapositivas no deben decir la historia completa, éstas son solo material de apoyo, por lo que no deben de contener mucha información. El ponente debe de ser el único protagonista de la presentación.

7.- Utiliza colores que puedan hacer contraste entre ellos, evita los colores chillones.

Es muy importante el uso apropiado de diseño y colores, pues ésta es una manera de comunicar emociones y claridad visual a nuestra audiencia. Por ejemplo, si utilizas un fondo obscuro procura que tu texto sea de color claro, así la gente no tendría que forzar su vista para leer tus textos: o si utilizas un fondo prediseñado entonces no hay que utilizar imágenes.

*No uses colores fosforescentes, cansan la vista.

8.- Escoge fuentes legibles y de buen tamaño

La fuente que elijas para tu presentación es de suma importancia no abuses de las letras “bonitas” o tipos Script que en ocasiones no se entienden te recomiendo utilizar fuentes: Arial, Verdana, Georgia, Times New Roman. Para señalar los encabezamientos es muy recomendable utilizar tipo de fuente Arial o Times Roman (siempre en negritas); el tamaño ideal es de 28-34.

9.- Utiliza audio y vídeo, el contenido multimedia es bueno siempre y cuando no exageres.

Los vídeos enriquecen la presentación y muchas veces el uso de vídeos en vez de texto puede potenciar mucho más la presentación pues atrae la atención de la audiencia. De igual manera sucede con el uso de audio, éstos crean interés, pero hay que tener cuidado de solo utilizarlos poco.

10.- Tomate el tiempo para ordenar las diapositivas.

Se necesita mucha mucha planificación a la hora de crear una presentación en PowerPoint, por lo que se debe tener buen cuidado a la hora de organizar la información de forma clara y lógica a través del uso de mapas mentales.

(Infografía El arte de diseñar presentaciones)

Aquí les comparto una presentación que trata sobre cómo evitar la muerte por PowerPoint dando estructura (guión) y siguiendo principio de diseño para determinar color, tipografía, fondos, animaciones, etc.

Finalmente, recordemos además que el nivel de voz juega un papel muy importante a la hora de exponer una presentación. Que el tiempo debe de ser preciso (el ponente debe ser capaz de identificar el contenido de la siguiente diapositiva tan rápido como acaba de pasar la diapositiva previa).

Tips extra:

  • Siempre hay que enumerar nuestras diapositivas).
  • Cuidar de no hacer una diapositiva con resumen de la presentación.
  • Para señalar los encabezamientos siempre hay que utilizar tipo de fuente Arial o Times Roman (siempre en negritas); el tamaño ideal es de 28-34.
  • Debe de haber una diferencia de tamaño de fuente entre el título y el resto del texto.
  • Mantener el contenido muy simple.
  • Citar y preparar las ayudas visuales que los auxilien a apoyar más sus ideas en una presentación.

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Aquí te comparto un curso muy completo para aprender a realizar presentaciones geniales con PowerPoint.

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José Guadalupe Lópéz Bermúdez

Lic. en Bibliotecología y actual maestrante en Gestión de Servicios informativos por la Univerisdad Autónoma de Ciudad Juárez. Estoy aquí para aprender y tratar de conocer todo lo que me rodea. Siempre con una lectura, una película y la compañía de aquellos que me rodean. Hay que estar en este mundo algo más que de pasada. En la actualidad estoy preparándome en el mundo de la web social y community manager.

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