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Mejorarando una implementación: Caso Summon usando el sistema Stage-Gate

Introducción

La implementación de nuevas tecnologías de información y comunicación (TIC’s) se han convertido en elemento fundamental para el desarrollo y la innovación a lo largo latinoamérica (Yez & Villatoro, 2005); Las instituciones de educación superior, a través de diferentes áreas han implementado estas tecnologías en beneficio de la educación, entre las que se destaca la biblioteca como agente dinamizador de los procesos de apropiación de estas tecnologías (Palma Peña, 2009).

Una de las tecnologías que apoya la labor de la biblioteca y optimiza el rol de la recuperación y búsqueda de información en la investigación son los descubridores de contenido que aprovechan la búsqueda por descubrimiento en escala (Vaughan, 2011); Como toda herramienta, la biblioteca debe realizar, o contar, con una metodología que permita la implementación de estas innovaciones en los comportamientos culturales de la comunidad que atiende.

En este ensayo, a través de una exploración desde los conceptos, busca identificar en el sistema Stage­Gate (Cooper, 2001) como una oportunidad (Baron, 2004) para realizar la implementación de las herramientas de búsqueda por descubrimiento en escala en bibliotecas, principalmente universitarias, como parte del proceso de innovación que debe realizar la biblioteca.

Biblioteca: Agente dinámico en la innovación.

Para entender el alcance de la biblioteca en un proceso de innovación empezaré por definir desde su generalidad como una infraestructura tecnológica y social que apunta al desarrollo de la sociedad de la información (Bawden & Robinson, 2013).

Esta definición de la biblioteca como agente transformador de la sociedad aún sigue siendo muy difusa con respecto a las tecnologías a implementar, pero nos permite evidenciar el grado de compromiso con la innovación, si se tiene en cuenta que parte de la función de este organismo con las comunidades es la generación de servicios, donde:

“El usuario virtual debe conocer las fuentes y todos los recursos y herramientas que precisa, las tecnologías de la información y de la investigación, logrando así con mayor movilidad e independencia, y otras oportunidades de búsqueda en la red. Asi mismo, deberán dominar las TICs, la recuperación de información, practicar la lectura y tener actitud reflexiva.” (Palma Peña, 2009). 

Observando que es vital la adquisición de estas nuevas tecnologías para cumplir con una de las funciones esenciales de la biblioteca, la propuesta que surge desde la academia y los diferentes unidades de información que componen esta infraestructura es:

Diseñar intencionalmente​. Concluye ampliando cada uno de estos conceptos: comunidad, encuentros fortuitos (serendipia), flexibilidad, cacharreo y juego (actitud) desde la desvirtualización del espacio tradicional de las bibliotecas.” (Fino­Garzón, 2013).

Lo anterior se propone como parte del proceso innovador de la biblioteca que busca la reinvención (Orloff, 2006) de sus servicios y que abarca sus mecánicas tradicionales de búsqueda y recuperación de información para la investigación; es en la optimización de estas últimos actividades, que las bibliotecas se han encontrado en los últimos años la tecnología de la búsqueda por descubrimiento en escala, generando nuevos retos que van más allá de los aspectos técnicos y operativos.

Búsqueda por descubrimiento en escala

Buscando a una solución a los problemas de los usuarios en la búsqueda y posterior recuperación de la información, ha existido una transición de diversas tecnologías (ejemplo: motores de búsqueda, bases de datos, búsqueda federada, entre otras), que se presentan como la solución definitiva (a nivel comercial) a las dificultades de los usuarios (Aznar­Lafont, 2014). 

La mayoría de las tecnologías por descubrimiento en escala deberían realizar la siguiente función:

“Herramienta que descubre contenido enriquecido, interopera y co­relaciona diversos índices, generando un índice único formado por los materiales propios del catálogo, bases de datos suscritas, repositorio institucional y recursos de dominio público que una Unidad de Información ha seleccionado; entregando al usuario, resultados clasificados y relevantes a través de una interfaz fácil y sencilla.” (e­Tech Solutions S.A. Colombia, 2013) 

En síntesis, el descubridor propone centralizar la búsqueda de información, a través de un único cajón de búsqueda, priorizando las colecciones locales de la institución (disponibles en el catálogo de la biblioteca y los repositorios institucionales), dando al usuario un listado de resultados que no solo sean idóneos para su búsqueda, sino aprovechando contenido que no es fácilmente visible.

Llegar a ese punto implica tener en cuenta los siguientes elementos (Vaughan, 2011)  (Estos elementos varían según la institución y biblioteca que esté realizando el proceso de implementación. Sin embargo, son los más generales según lo mencionado por Vaughan y se explican en palabras del autor.):

1. Cobertura de contenido: Debe tener un índice amplio de contenido que obtienen de diferentes proveedores de información científica (Elsevier, BlackWell, Nature, propuesta Open Access, entre otros), a nivel de base de datos, revistas, libros, 1 Estos elementos varían según la institución y biblioteca que esté realizando el proceso de implementación. Sin embargo, son los más generales según lo mencionado por Vaughan y se explican en palabras del autor. artículos y material adicional que facilita al usuario poder encontrar lo que busca en un solo lugar.

2. Público objetivo: El descubridor no es para todo la comunidad universitaria. Si una persona requiere algo muy especializado, deberá seguir usando las bases de datos y recursos por individual (Biblioteca de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, 2012), ya que estos descubridores no reemplazan los recursos nativos (ejemplo: el catálogo de biblioteca).

3. Contenido local: Los descubridores deben priorizar las colecciones locales para que el usuario pueda utilizar, de primera mano, aquello que ya la institución genera en conocimiento (repositorio institucional) o adquiere en forma de, por ejemplo, libros o revistas (catálogo) entre otros materiales (Way, 2010). La discusión se centra en la pertinencia a los usuarios de los resultados con relación a las dificultades técnicas existentes con respecto a catálogos y repositorios debido a:

  • Poca o nula actualización de la tecnología de administración de bibliotecas.
  • El no seguimiento de estándares bibliográficos (ejemplo: formato MARC).
  • Dificultades técnicas en la comunicación de datos entre ILS y estas tecnologías de descubrimiento; limitadas, en ocasiones, por aspectos administrativos y económicos.
  • El desconocimiento por parte del personal de la biblioteca.
  • La urgencia por parte del usuario en la aplicación de estas tecnologías.

4. Funcionalidades para el usuario final: En últimas, se busca ayudar al usuario como intermediarios entre el contenido y el mismo de forma fácil y sencilla; esto implica aprovechar que la “curva aprendizaje” (Latiff, ) sea baja para que no exista dificultad en la apropiación por parte de la comunidad universitaria en general.

Los anteriores cuatro puntos nos sugieren que la biblioteca debe diseñar, o aprovechar, un sistema que permita llevar sus actuales procesos a un nuevo nivel, generando una reinvención (Orloff, 2006) de sus prácticas para optimizar sus servicios en beneficio de su función con los usuarios.

Stage­Gate: Sistema de innovación aplicado a la implementación de nuevas tecnologías en bibliotecas

El sistema Stage­Gate nos permite realizar la:

“Administra, direcciona y acelera los esfuerzos en productos de innovación. (…) desarrolla un proceso sistemático para llevar el proyecto de un nuevo producto a través de varias etapas (stages) y pasos desde la idea hasta su lanzamiento” (Cooper, 2001).  

El sistema nos permite llevar un proceso lógico de pasos y controles de la calidad del producto, desde el momento en que se plantea la idea como la solución de una situación anómala, hasta cuando se lleva a la práctica y da satisfacción al cliente/usuario.

El proceso se compone de seis etapas principales (Cooper, 2001), las cuales las explicaremos con un ejemplo a la solución del caso de las bibliotecas y su tecnología de búsqueda por descubrimiento en escala:

1. Descubrimiento/idea: ​En esta etapa se hace el planteamiento de una idea a partir  de la observación de las procesos, actividades o productos que puedan ser optimizados y de los que partan nuevos procesos de innovación.

  • En el caso de las bibliotecas, se ofrece como un constante reto desde los mismos usuarios, para garantizar una eficiencia en la búsqueda de información. El paradigma de los motores de búsqueda ­como Google­ (Codina, 2007) , ha abierto nuevas posibilidades de plantear, también, soluciones de búsqueda en ambientes académicos e investigativos que faciliten el proceso de búsqueda y recuperación de información.

2. Determinar alcance: ​Se debe realizar una investigación preliminar sobre los productos, su tecnología, las investigaciones relacionadas y como se puede mejorar el producto.

  • Esta serie de investigaciones se están realizando continuamente ­podemos ver algunas en la bibliografía­, en donde se identifican las diferentes tecnologías que hemos mencionado hasta llegar a la última generación: la búsqueda por descubrimiento en escala(Vaughan, 2011); sin embargo, esta investigación no se limita a identificar la herramienta, también los pasos de implementación, metodologías anexas, buenas prácticas y documentos que faciliten una toma de decisión sobre este tipo de implementaciones.

3. Construir el caso de negocio: Es necesario identificar el núcleo del negocio e identificar si efectivamente es una oportunidad que ofrezca el beneficio, esto se hace antes de hacer una inversión mayor en el producto.

  • En el caso de las bibliotecas, y como lo menciona Vaughan en su artículo (Vaughan, 2011), es imprescindible una comunicación con el mercado que ofrece este tipo de tecnología o identificar los caminos por los cuales se puede generar nuevos este tipo de soluciones. Al hacer este estudio de viabilidad económica (observando los criterios que hemos mencionado en este documento), la institución podrá hacer este tipo de inversión de una forma más sistemática.

4. Desarrollo: Este paso corresponde al diseño y desarrollo del producto dentro del proceso de innovación.

  • Para la biblioteca, obedece a la implementación del producto en la institución, indicando los pasos necesarios para que satisfaga las necesidades de su comunidad. En particular, requiere una atención en los pasos de comunicación y convergencia de las tecnologías propias de la institución (en algunos casos nativas), el contenido producido localmente (como repositorios), que van generar mayor cuidado dentro por parte del equipo de implementación.

5. Pruebas y validación: En este paso sugiere la realización de pruebas al producto antes de lanzarse al mercado y que se pueda corregir o cambiar elementos críticos que no cumplan adecuadamente su función antes de su lanzamiento oficial.

  • Las bibliotecas deben contar con equipo de trabajo que conozcan el funcionamiento de la herramienta y que lo prueben en vivo con los usuarios. En muchos casos las bibliotecas tendrán que desarrollar planes de pruebas con usuarios asiduos de su infraestructura y que aporten de manera constructiva el desarrollo de este nuevo servicio/producto dentro de la institución.

6. Lanzamiento: Se debe llevar el producto al mercado final. A lo largo que se desarrolla el lanzamiento también debe existir una retroalimentación del producto y su desempeño.

  • Este es el último paso, que lleva a la comunidad universitaria el resultado del proceso de implementación. La comunicación con los usuarios podrá mejorar la herramienta de forma activa, recreando ambientes de comunicación con la biblioteca que se establecen antes del proyecto y se fortalecen durante y después del mismo.

A modo de conclusión

Como lo hemos tratado en los capítulos anteriores, es posible aplicar este tipo de sistemas como el Stage­Gate en un entorno tradicional como una biblioteca, siempre que se tenga en cuenta los conceptos mismos del proyecto.

La razón de la aplicación de este tipo de proyectos en el marco del proceso de innovación, sugiere la creación de equipos de trabajo interdisciplinares y dinámicos (Cooper, 2001) que ayuden a un buen desarrollo de la herramienta. Esta sugerencia también se indica en beneficio de apropiar un nuevo concepto de biblioteca, sus funciones y tecnologías para poder llevar a cabo procesos de innovación adecuado a sus objetivos y entorno en que se desenvuelve.

La aplicación de este tipo de proyectos (implementación de nuevas tecnologías en bibliotecas), usando el sistema Stage­Gate podrían ser de gran ayuda para comprender de una mejor forma la ejecución de los procesos de innovación en entornos tradicionales (ejemplo: bibliotecas), y dan una oportunidad de trabajo y beneficio para las instituciones a las cuales sirven las bibliotecas, principalmente, universitarias.

Bibliografía

Aznar­Lafont, D. (. (2014). Las herramientas de descubrimiento: Los nuevos sistemas de búsqueda global en las bibliotecas académicas Servicio de Publicaciones de la Universidad de Navarra. Retrieved from http://dadun.unav.edu/handle/10171/35724

Barón, R. (2004). Opportunity recognition: A cognitive perspective. Paper presented at the 6.

Bawden, D., & Robinson, L. (2013). Information society. Introduction to information science (pp. 231 ­249)

Biblioteca de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (Producer), & Biblioteca de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (Director). (2012). Summon el “descubridor” de la biblioteca universitaria. [Video/DVD] Las Palmas de Gran Canaria, España: Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Retrieved from https://www.youtube.com/watch?v=1jrIKzUo58w

Codina, L. (2007). Motores de busqueda de informacion cientifica y academica. Hipertext.Net, (5)

Cooper, R. G. (2001). The new product process: The stage­gate game plan. Winning at new products : Accelerating the process from idea to launch (). Cambridge, Mass.: Perseus Pub.

e­Tech Solutions S.A. Colombia. (2013). ¿Que es summon?: Descubridor de contenidos. Bogotá, Colombia

Fino­Garzón, D. M. (2013). Bibliotecas y espacios de innovación. Retrieved from http://www.infotecarios.com/bibliotecas­y­espacios­de­innovacion­parte/

Latiff, A.La “curva de aprendizaje”: Qué es y cómo se mide. Urología Colombiana, Retrieved from http://www.urologiacolombiana.com/revistas/abril­2005/004.pdf

Orloff, M. A. (2006). Inventive thinking through TRIZ: A practical guide. Berlin; New York: Springer.

Palma Peña, J. M. (2009). La alfabetización informativa tecnológica: Estrategia fundamental en las bibliotecas del siglo XXI. Revista Interamericana De Bibliotecología, 32(1), 155­172.

Vaughan, J. (2011). Web scale discovery: What and why? Web scale discovery services : A library technology report (pp. 5­11) ALA Editions.

Way, D. (2010). The impact of web­scale discovery on the use of a library collection. Serials Review, 36(4), 214­220.

Yez, M. R., & Villatoro, P. (2005). Las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) y la institucionalidad social: Hacia una gestión basada en el conocimiento United Nations Publications.

Sebastián Vargas

Sebastián Vargas

Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo de la Pontificia Universidad Javeriana, se encuentra realizando la maestría en Innovación en la Universidad EAN en Bogotá.

Actualmente se desempeña como coordinador de Investigación y Desarrollo para e-Tech Solutions Corp., liderando proyectos de gestión de conocimiento usando diferentes metodologías y herramientas. 

En su trayectoria profesional, ha tenido la fortuna de trabajar en organizaciones como: Universidad El Bosque, BibloRed, Asociación Nacional de Empresarios de Colombia, Pontificia Universidad Javeriana y en diferentes asesorías y consultorías que me han permitido tener cerca de 9 años de experiencia en diferentes tipos de proyectos, asumiendo diferentes roles con la ganancia de una visión más global de la organización.

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Comments

  1. By Arturo

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