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La toma de decisiones en la organización y el gran valor del profesional de la información en su desarrollo

Actualmente, las necesidades de las empresas son definidas por el ambiente global en que estas existen, constituyendo un entorno muy competitivo que exige una continua toma de decisiones importantes y con mínimas posibilidades de errores si no se quiere situar en riesgo la viabilidad de una organización u empresa.To,a

Esta creciente competitividad en que se enfrentan los mercados hoy ha provocado que se origine un ambiente dinámico en donde la optimización de recursos ya sean tanto materiales como inmateriales sea una alternativa para otorgarle valor agregado o “plus” y supremacía a quienes lo utilicen de manera eficaz y eficiente.

Si nos introducimos al tema del origen de las buenas o deficientes gestiones en una organización, debemos remontarnos al interior de esta, específicamente en lo que se constituye como el proceso denominado Toma de Decisiones y que continuamente ha sido catalogado como el motor que le da vida a los negocios. Es, en este proceso, de donde depende gran parte del triunfo de cualquier organización a través de la correcta elección de alternativas.

Importancia de la toma de decisiones

La toma de decisiones es muy habitual en la vida diaria de todas las personas, y al estar tan en contacto con ella desde que tenemos conciencia, pasamos a realizarla casi inadvertidamente, vislumbrándola como parte de nuestro aprendizaje vital.

Los momentos en que se ha de tomar una decisión son significativos, ya que por medio de ella podemos estudiar un problema determinado o situación que es valorada y considerada hondamente para elegir la vía más adecuada a seguir según las diferentes opciones y operaciones.

Cuando un directivo se enfrenta a una toma de decisión en su organización, además de entender la situación que se presenta, debe tener la capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar las variables, etc. Con el fin de encontrar soluciones razonables; es decir, tratar de tomar decisiones basadas en la racionalidad.

Una de las bases en que sustenta la buena toma de decisiones en cualquier organización, se refiere al aprovechamiento de conocimiento, ya que si quien toma la decisión posee conocimientos, ya sea de los sucesos que encierren el problema o en un contexto similar, entonces este saber puede utilizarse para seleccionar un curso de acción que le sea favorable a dicho problema.

Es importante mencionar que la toma de decisiones que se lleva a cabo dentro de las organizaciones debe cumplir con ciertas características como son: ser rápida, oportuna, fundamentada en información concreta, que permita tomar decisiones eficientes, efectivas y con un bajo costo para la empresa; pues de ello dependerá el éxito o fracaso de una organización

El profesional de información y la toma de decisión

Es incuestionable, que en cualquier área de la actividad humana, una correcta toma de decisiones debe estar respaldada en confiables fuentes de información, ya que al consolidarse ésta como un recurso trascendental y esencial en este proceso, la información crea la posibilidad de elegir y tomar decisiones rápidas y certeras. De esta forma, cuando se van alcanzando los resultados de las acciones determinadas y planeadas, la utilización correcta de información nos permite comparar los efectos con los modelos establecidos y en su caso, situar en marcha medidas correctoras.

“La información es la materia prima fundamental en la toma de decisiones de toda organización”

Dentro de la línea de especialistas que trabajan y participan en el apoyo al proceso de decisión de los directivos, el autor Chun W. Choo en su artículo “The intelligent organization: mobilizing organizational knowledge through information partnerships” (4 : p.6-10) nos expresa que ” El especialista en organización del conocimiento, que es quien domina las técnicas de empaquetado de la información, alimenta la memoria organizacional, y crea productos informacionales que facilitan el uso productivo de las fuentes de información y conocimiento…se identifica con los especialistas en información: bibliotecólogos y archivólogos, y constituye aquel agente que “agrega valor” en los niveles de procesamiento organizativo y analítico”.

El profesional de la información se ha transformado en un administrador de la misma, elemento que resulta esencial para la toma de decisiones que favorecerán el desarrollo personal y cultural de la sociedad. Este actor es quien tiene un conocimiento de la organización en que se desempeña, teniendo la capacidad de captar lo que ocurre tanto en el interior (personal/funcionarios) y en el entorno (clientes y competencia), al establecer canales de comunicación e información continuamente.

Entre las variables que el este profesional debe tener en cuenta para el apoyo al personal directivo, se ubican, entre otras, las diferentes formas de adquisición, las nuevas directrices en tramas de cooperación y comunidades bibliotecarias, y los tipos de documentos físicos y digitales.

El profesional de la información, por otro lado, es el responsable de la dirección y administración de las instituciones responsables del almacenamiento, tratamiento y diseminación de información, que son las unidades de información. Estas organizaciones culturales son parte fundamental en el desarrollo económico, social y cultural de un espacio determinado.

Según el autor Alfons Cornella, las organizaciones no sólo valorarán la productividad tangible que generan como entidad, sino que reclamarán eficiencia a las personas que forman parte de las organizaciones, desde el punto de vista de saber procesar y utilizar la información crítica en un contexto en donde la información crece exponencialmente. Para ello será necesario: saber identificar cual es la información crítica, conocer que recursos son los más adecuados para localizarla (donde lo buscarlos), saber buscarlos, gestionar lo que se encuentra en los recursos identificados y en los que se encuentran por casualidad, saber filtrarlos y utilizarlos con sabiduría.

En este sentido, el bibliotecólogo cumple un rol de vital importancia al desempeñarse como gestor de la información y un agente de desarrollo cultural, al ser poseedor de competencias profesionales ligadas intrínsecamente al área cultural, administrativa e informacional, que desde una organización es capaz de poder de incrementar por medio de la investigación documental, el acervo cultural de la organización y por ende ser un apoyo indispensable para los directivos decisores en una organización.

Eugenia Serra y Margarita Ceña (2004) nos señalan algunas de las variadas competencias que posee el bibliotecólogo y que lo pueden posicionar como ejecutor de prácticas informacionales que orienten la toma de decisiones empresariales.

  • Conocimiento de la organización a la que pertenece la unidad de información.
  • Comprensión y percepción de la unidad de trabajo como parte de una organización.
  • La adaptación al entorno.
  • El trabajo en equipo y la integración en equipos multidisciplinares
  • Gestión de recursos de información y documentación
  • Contribuye al aprendizaje continuo en la organización
  • Crea conocimiento útil basado en la información
  • Crea contenidos digitales

A partir de todo lo mencionado anteriormente, podríamos afirmar que con todo lo que conlleva esta profesión, el profesional ya debiera tener conciencia de lo que puede llegar a hacer y en lo que puede ayudar a una organización, en el sentido de guiarla hacia el camino de una mejor competitividad en el mercado. Sin embargo y como queda demostrado en el ejemplo a continuación, la labor de la mayoría de los profesionales de la información en el ejercicio profesional en unidades de información en empresas, se limita a ser sólo administradores de libros, es decir, ordenar, controlar y prestar libros, lo que provoca como resultado, una visión estática de este espacio de diseminación de información.

Por lo todo lo anteriormente expuesto, la figura del bibliotecólogo no debe ser vista  (por la sociedad ni por el mismo) como el prestador de servicios rutinarios y mecánicos, sino como un dinámico profesional que actúa a nivel multidisciplinario y que es capaz de tener un rol de envergadura en una organización si se lo plantea y cree en las competencias que le ha brindado su formación académica.

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Leslie Villanueva Flores

Bibliotecóloga Documentalista. Universidad de Playa Ancha. Magíster en Gestión Cultural ©. Postítulo en Gestión de Recursos Humanos. Diplomada en Coaching Ontológico. Diplomada en Gestión de Servicios Públicos y Calidad de la Atención Ciudadana, OEA-FLACSO. Fundadora de Infocus Consultores. Se desempeña actualmente como Jefa de la Biblioteca y Museo del Instituto Geográfico Militar y como docente en diversas Escuelas de Bibliotecología. Evaluadora proyectos del Fondo del Libro.
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