La publicación mediante sistemas electrónicos de gestión de revistas

Internet pone a nuestro alcance distintas posibilidades de creación /publicación/ difusión de la información científica y académica tanto de forma gratuita como de pago apareciendo un nuevo modo de producción: el digital. En este contexto, surgen una serie de programas que tienen como finalidad principal ayudar a gestionar las tareas relacionadas con el mundo editorial y, más concretamente, las revistas electrónicas.

Jiménez, Giménez & Salvador (2008) señalan que un sistema de gestión editorial es un:

Programa que ayuda a controlar, agilizar y hacer más eficiente el ciclo que tiene lugar entre que un autor envía un artículo a una revista y se publica (o no). Se encargan por tanto del grueso de la actividad en una revista científica: la publicación de artículos.

En tanto Rojas y Rivera (2011) mencionan que son:

Plataformas de publicación o sistemas de gestión editorial que permiten:

– publicar los contenidos en línea de una revista

– ayudar a controlar, agilizar y hacer más eficiente el proceso editorial (que tiene lugar entre que el autor envía un artículo a una revista y la versión definitiva de la publicación.)

Es decir, permiten registrar cada una de las operaciones que se realizan desde que se recibe un original, lo que supone tener controlado en cada momento en qué fase se encuentra y qué pasos faltan para cerrar un número de la revista

En los sistemas tradicionales gestión de revistas, los períodos de espera entre la recepción del texto y su aparición en el texto eran largos, pudiendo tardar entre 12 a 18 meses. En los sistemas electrónicos el tiempo de espera puede ser en los mejores casos entre 4 a 8 semanas.

La mayor parte de estos programas comparten características, siendo algunas de las más comunes las siguientes:

• Comunicación editor-autores
• Facilidades de administración
• Servicios de valor añadido

Existe una amplia oferta de software para la edición de revistas, en un inicio solo las editoriales y revistas poderosas contaban con despliegue tecnológico para su gestión, y su explotación exigía el pago de derechos, con el pasar del tiempo no demoraron en aparecer soluciones de código abierto.

Entre los principales sistemas electrónicos de gestión de publicaciones de software comercial se tiene: Bench Press, EditorialManager y Manuscript Central TM, mientras que de software libre destacan: DPubS, GNU EPrints, Hyperjournal y Open Journal Systems (OJS), siendo este último el más empleado en la  actualidad y el que tiene más perspectivas de futuro.

Open Journal Systems (OJS)

Es un software libre bajo licencia GNU desarrollada por el Public Knowledge Project (PKP). Gracias a esta plataforma puede hacerse un manejo eficiente y unificado del proceso editorial, es decir desde la entrega por parte de los autores hasta creación de una publicación electrónica. Todo ello con el fin de acelerar el acceso en la difusión de contenidos e investigación producido por distintos organismos.

Las características principales de OJS son:

1. Se instala y administra localmente desde un servidor
2. Mediante su interfaz pueden configurarse requerimientos, secciones, proceso de revisión, entre otros, es decir personalizarse según las necesidades de cada revista.
3. El control de los artículos se inicia desde su envío asimismo se controla la gestión de todo el proceso editorial
4. Contiene un módulo que proporciona acceso abierto a información publicada
5. Su sistema de administración incluye un sistema de indexamiento de todo el contenido basado en el texto completo y los metadatos.
6. Contiene herramientas de lectura adicionales (opcionales)
7. Permite una comunicación constante mediante notificaciones por e-mail, asimismo permite a los usuarios registrados comentar.
8. Tiene un sistema de ayuda al contexto y soporte en línea.
9. Además nos asiste en cada fase del proceso de publicación.
10. Es un software abierto de acceso gratuito para publicaciones de todo el mundo.

Otra característica fundamental es que mediante filtros o plugins se pueden importar/exportar contenido y metadatos de diferentes fuentes en formato XML (plantilla) fomentando la interoperabilidad. Además el uso de metadatos en OAI (Open Archives Initiative) permite a OJS concatenarse e interactuar con bibliotecas electrónicas, buscadores web, directorios e índices como SciELO, Redalyc, Google Scholar, Crossref, PubMed, Scopus, etc.

OJS permite asignar distintos roles: administrador, gestor, editor y editor de sección, par evaluador, corrector de estilo, diagramador, maquetador, lectores y autor. Al identificarse en el sistema, se muestran los diferentes roles en los que ha sido dado de alta el usuario y en los que puede realizar distintas tareas.

Sin duda el uso de sistemas electrónicos de gestión de revistas en general y OJS en particular, hace que los patrones de la comunicación científica cambien significativamente, eliminando barreras de espacio, tiempo y energía y favorecen la visibilidad de la investigación y la filosofía del acceso abierto. Cabe resaltar además que los bibliotecarios y profesionales de la información desempeñan nuevos roles en el proceso de producción científico.

A continuación comparto la presentación de la ponencia realizada en el marco del «Curso-Taller: Comunicación Científica en Ciencias Sociales y Humanidades» organizado por el Vicerrectorado de Investigación de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos:

Fuentes consultadas: