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Importancia del proceso de transferencia documental para la formulación de indicadores de gestión documental: caso de estudio de una empresa de seguros

Introducción

Las organizaciones como entidades o grupos que componen la sociedad enfrentan un ambiente dinámico y cambiante, que demanda de estas una reestructuración y una adaptación en la cual día a día cada uslide_4no de los procesos que rigen su funcionamiento se crean, cambian o se eliminan es importante realizar el seguimiento correspondiente para conocer como cada una de estas actividades impacta de forma esencial en los resultados de los mismos, ya que solo de esta manera se podrá justificar los cambios efectuados en ellos.

En esta dinámica donde la organización pasa por diferentes estados de evolución, se crea en las organizaciones una realidad de cambio y más que eso un sistema en desarrollo.Tanto en las organizaciones de carácter público como privado lo más trascendental es lograr que los funcionarios conozcan los procesos y procedimientos para lograr su colaboración y cambio de cultura organizacional en cuanto a la importancia de la documentación y el rol fundamental que el archivo tiene en las diferentes etapas de su ciclo de vida, un reto que debemos asumir como profesionales archivistas.

En el caso de estudio realizado se pudo evidenciar que la transmisión de procedimientos de manejo documental empírico y la carencia de conocimiento técnicos archivísticos, tenía alto impacto en los resultados del rendimiento de los Asistentes de Archivo, que generaba un efecto negativo a la organización en relación con el desempeño del procesamiento documental, debido a la imposición de un indicador rutinario que reflejaba solo  una parte del proceso de la cadena documental.

Antecedentes

El estudio de caso se realizó durante el año 2015, en las reuniones mantenidas con los Asistentes de Archivo y los responsables de cada área que genera la información en la organización así como al diagnóstico preliminar efectuado a las dependencias en la que reposaban los archivos desconcentrados. Se pudo observar que mucha de la documentación no era transferida al archivo central debido a que en su mayoría eran expedientes abiertos que aún se encontraban en gestión y de alto grado de consulta se archivaba en cada una de las áreas y al no existir un proceso de transferencia normado en la institución, mucha de esta documentación permanecía por años sin recibir el tratamiento adecuado y haciendo muy complicada su recuperación por no tener un control de entrega recepción en el Archivo Central su consulta se tornaba una odisea. En varias  ocasiones existía duplicidad de documentos y en otras no permitía conocer en dónde se encontraba el original.

Estos casos se repetían de forma diaria, ya que la solicitud del documento en primera instancia siempre era canalizada al archivo, quienes realizaban la búsqueda en ocasiones por 2 o 3 días de documentación de la cual no se tenía la certeza de que hubiera llegado a su custodia, esto desencadenaba en tiempos muertos quegestion-documental-20-638 afectaba el procesamiento documental diario que se realiza.

La solución de este  inconveniente se dio a través de la implementación del proceso de transferencia documental así como el de préstamo de forma técnica y documentada con la cual el archivo tenía un respaldo de la recepción y préstamo de cada expediente en su custodia, los resultados en poco tiempo saltaron a la vista, los tiempos de búsqueda innecesaria se vieron reducidos significativamente, los usuarios tenían una respuesta oportuna acerca de si la documentación se encontraba ya procesada o había sido prestada para algún trámite de tipo legal, la dificultad radicada en la documentación antigua de la cual no se tenía un control adecuado.

Es interesante analizar como la implementación de un solo procedimiento se convertía en la base de información segura para poder medir la eficacia del proceso de transferencia y la eficiencia del procesamiento documental de los técnicos.

Al tener como parte de la cadena documental la digitalización de la documentación, la medición al personal era realizada en función de las imágenes que generaba el sistema y para conocer la documentación generada se basaba en otro programa que indicaba únicamente la información producida por el área más grande de la organización.

Una reflexión profunda  y el entendimiento del funcionamiento de cada una de las áreas de la compañía y la documentación que recibía nos llevaron a concluir que las bases para la medición del rendimiento de los Asistentes de Archivo no estaban sustentadas en criterios técnicos, eran de carácter empírico y en un sin número de ocasiones los resultados se contraponían a la realidad.

El indicador que había sido levantado hasta esa fecha consistía en un número “X” de documentos que debían ser digitalizados de forma diaria por cada Asistente de Archivo, el rango era el mismo tanto en la matriz como en las sucursales ya que al haberse iniciado el proceso de digitalización de información todas tenían un volumen considerable de documentación que las ponía en condiciones de cumplir con el indicador establecido. Conforme pasó el tiempo muchas de las sucursales de menor tamaño terminaron con esta actividad y el reporte de sus actividades generaba resultados con cantidad de documentación mínima pero como se basaban en la premisa que las sucursales que estaban al día, no requerían cumplir con el indicador, se tomaba como razonable sus resultados.

Dos acontecimientos fueron la aseveración a lo que por lógica habíamos deducido, el indicador que se manejaba no permitía conocer el estado real de cada una de las dependencias situación que pudimos verificar de forma directa en las visitas realizadas a cada una de ellas. La interrogante que surgió en ese momento era como poder conocer si la documentación procesada era la generada, como poder numéricamente demostrar el estado real del procesamiento documental y demostrar que en ocasiones la documentación no llegaba a los Asistentes de Archivo para su respectivo tratamiento.

La transferencia documental era la clave que nos permitía conocer el volumen diario de documentos que las áreas generaban en la institución al igual que la cantidad de documentación física que recibíamos de medios externos (esta información no era contemplada en el indicador anterior), adicional nos permitía conocer si la capacidad instalada de equipo y personal era el adecuado para el procesamiento de la información. El planteamiento se expone a continuación.

Se formulan 2 tipos de indicadores:gd

  • Procesamiento Documental
  • Documentación recibida

Procesamiento Documental

El índice de procesamiento documental nos permitirá medir la relación que existe entre el número de documentos recibidos por el Archivo Central con la información procesada por el asistente documental.

Recursos: Formato de transferencia y software de gestión documental.

Formulación:

PD=DT sobre DP , donde:

PD es el procesamiento documental (nombre del indicador)

DT hace referencia a la documentación transferida

DP indica el total de los documentos procesados por el Asistente Documental.

El nivel de tolerancia establecido para este indicador es del 80%, en el cual 5 % hace referencia al error estadístico y 15 % a la variación de documentos por procesar que todos los días ingresan al archivo.

Documentación recibida

El índice de documentación recibida nos permite conocer el porcentaje de documentos que se generan en cada unidad de negocio versus la información transferida al Archivo Central

Recursos: Informe de producción de cada unidad (Software o control manual) y formato de transferencia.

Formulación:

DR= DT sobre DG, donde:

DR es la documentación recibida (nombre del indicador)

DT hace referencia a la documentación transferida

DG indica el total de los documentos generados en el proceso.

El nivel de tolerancia establecido para este indicador es del 95%, solo se aceptará un margen del 5% (error estadístico) de documentación no transferida para garantizar que la documentación pueda ser consultada de forma oportuna por los usuarios.

Conclusión

En pocas semanas de haber realizado el seguimiento a estas dos variables se pudo determinar en base a la información estadística levantada que la generación de documentos se había incrementado del 33.33%, se podía conocer al detalle la documentación que era transferida por las áreas y cuáles de ellas no lo hacían en el tiempo  y en la fecha establecida para la transferencia.

Adicionalmente se identificó irregularidades al momento de la generación de los documentos así como verificar el desempaño de los técnicos y conocer las causas externas como problemas en el sistema, conexiimagesón de internet, obsolescencia de equipos que dificultaban la gestión así como la falta de capacitación del personal técnico de archivo lo que permitió establecer los correctivos para lograr la optimización de tiempos y garantizar el cumplimiento de las políticas de procesamiento archivístico de la empresa.

Podemos concluir que es imprescindible diseñar políticas archivísticas que generen una cultura en el tratamiento técnico de la información. La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos y de conformidad con lo establecido en las Tablas de Retención Documental, manteniendo inventarios documentales que garantizan el acceso a la información y la conservación documental.

PilarsalasporrasPilar Salas Porras

Ing. en Ciencias de la Información y Bibliotecología; Coordinadora de proyectos de gestión documental, Coordinadora y Directora de gestión documental y archivo en varias instituciones públicas y privadas, con gran trayectoria en el manejo de Archivos de Gestión, Central, Intermedio e Histórico y gestión documental; fue docente de la carrera de Bibliotecología en la Universidad Cristiana Latinoamericana (UCL).

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