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ICA AtoM: software de descrição e acesso aos documentos arquivísticos digitais

O emprego dos recursos tecnológicos tornou-se uma realidade constante em todas as atividades do dia a dia nas instituições, elas fazem parte naturalmente do nosso contexto de vida. A internet tornou-se um canal privilegiado de busca e divulgação de informações, tornando cada vez mais valorizados seus espaços virtuais nas atividades de tratamento, acesso e transferência de informações. Neste contexto, os arquivos contam com o auxílio do ICA AtoM, um software que facilita o acesso e a descrição dos documentos arquivísticos digitais.

Para os acervos arquivísticos documentais de valor permanente, o software ICA AtoM (ICA AtoM) propicia o auxílio nas atividades arquivísticas, especialmente no que se refere à descrição arquivística com o objetivo de facilitar o acesso e rapidez ao conteúdo digital, além de evitar o manuseio dos documentos originais analógicos, uma vez que contribui com a preservação desses documentos considerados de guarda permanente, que devem, portanto, serem preservados por tempo indeterminado.

Essa nova tecnologia produz instrumentos digitais de pesquisas, disponibilizados em sistemas que geram informações de forma estruturada e dinâmica, se bem elaborados possibilitam ao usuário do arquivo fazer uso de diversas funcionalidades que facilitam e enriquecem sua pesquisa, especialmente no ato de recuperação da informação.

AIcaAtomDescrição arquivística é uma atividade desenvolvida pelo software ICA AtoM, que consiste em descrever os documentos, atribuindo-lhes um conjunto de elementos descritivos que facilitam a localização dos documentos e a recuperação da informação, sendo muitas vezes entendida como uma função relacionada aos arquivos permanentes, o que é considerado um pensamento equivocado, uma vez que esta inicia um processo de classificação nos arquivos correntes, ao receber informações que carregará enquanto existir, e perpassa todo o ciclo vital do documento. Compreende também a criação e a utilização de índices temáticos e de vocabulários controlados.

Origem e características do software ICA-AtoM: 

Figura 1 – Arquitetura do sistema Fonte: http://w3.ufsm.br/dag/images/ICA-AtoM%20manual%20do%20usuario%20-%20PT%20BR.pdf

Figura 1 – Arquitetura do sistema
Fonte: http://w3.ufsm.br/dag/images/ICA-AtoM%20manual%20do%20usuario%20-%20PT%20BR.pdf

  • ICA-AtoM (acrônimo pela International Council Archives – Access to memory) é um software livre, voltado ao ambiente virtual web e se destina a auxiliar as atividades de Arquivos. É resultante de um projeto do mesmo nome, teve seu início através de um relatório em 2003, da Comissão de Tecnologia da Informação do ICA, que estabelecia requisitos funcionais para um “Open Source Archival Resource Information System” (OSARIS) (tradução nossa: Sistema aberto de pesquisa em informações arquivísticas).
  • O software ICA-AtoM é totalmente voltado ao ambiente web, com suportes a vários idiomas e se destina a auxiliar as atividades de descrição arquivística em conformidade com os padrões do ICA. Foi desenvolvido para ser utilizado em conjunto com outras ferramentas de código aberto: Apache, MySQL, Hypertext Preprocessor (PHP), Symfoni e Qubit Toolkit.

Todas essas ferramentas citadas acima incluem o ICA-AtoM, estão sob a licença GNU Affero General Public License (A-GPL) versão 3, ou seja, podem ser usados, copiados, estudados, modificados e redistribuídos sem restrição. Também não há custos para o download de nenhum dos softwares listados acima. O ICA-AtoM é distribuído sob a política de Software Livre com o objetivo de facilitar às instituições arquivísticas difundirem seus acervos através da internet e providenciar o acesso à documentação armazenada, de uma forma livre e gratuita.

A Artefactual Systems em colaboração com o Program Commission (PCOM) do ICA e com o auxílio de uma grande rede de colaboradores internacionais arquitetaram as funcionalidades deste software. E nessa arquitetura, um dos pontos mais importantes é a conformidade com as normas de descrição arquivística recomendadas pelo ICA.

Sendo assim, ao contemplar as principais normas de descrição arquivística, o ICA-AtoM se constitui numa poderosa ferramenta para as instituições arquivísticas. Outro recurso interessante que é apresentado no sítio oficial do software é a possibilidade de receber descrições de uma ou de várias instituições ao mesmo tempo, facilitando a adoção dessa ferramenta pelas instituições. Ademais, destina-se a ser flexível o suficiente para acomodar outras práticas baseadas em outras normas de descrição, sejam elas nacionais ou internacionais.

As vantagens em utilizá-lo são inúmeras, uma vez que suas funcionalidades enriquecem e facilitam a inserção e apresentação final para o usuário, além de contemplar as principais normas internacionais de descrição arquivística e ademais, por tratar-se de um software gratuito. É um software livre que utiliza como depedência outros softwares livres, o que favorece a adoção pelas instituições por não ser dependente de empresas proprietárias, sendo uma alternativa para reduzir o aprisionamento tecnológico imposto pela indústria dominante.

Para finalizar, é importante mencionar que o software ICA AtoM trabalha em concordância com as normas de descrição arquivísticas recomendadas pelo Conselho Internacional de Arquivos – ICA, e contempla todos os elementos a serem utilizados no âmbito da recuperação da informação dentre outros recursos, e que faz integração com o software Archivematica, repositório digital que foi construído com o objetivo de armazenar a documentação em formato digital, seguindo os padrões exigidos em relação à preservação desta, visando torná-la acessível em longo prazo.

 

Referências:

ANDRADE, R. S.; SILVA, R. R. G. Uma nova geração de instrumentos arquivísticos de referência: a publicação dos produtos da descrição arquivística em meio eletrônico. In: CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 3., 2008. Anais eletrônicos. Rio de janeiro: [s.n], 2008. Disponível em: <http://www.aaerj.org.br/wp-content/uploads/2012/08/Anais-III-CNA.pdf>. Acesso em: 21. dez. 2015.

BELLOTTO, H. L. Arquivística: objeto, princípios e rumos. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo, 2002.

DHION, C. H.; FLORES, D. Análise e aplicação do software livre ICA AtoM como ferramenta para Descrição e Acesso às informações do Patrimônio Documental e Histórico do Município de Santa Maria – RS. Disponível em: http://www.bibliotekevirtual.org/index.php/2013-02-07-03-02-35/2013-02-07-03-03-11/967-informacaoarquivistica/v03n01/8952-analise-e-aplicacao-do-software-livre-ica-atom-como-ferramenta-para-descricao-e-acesso-as-informacoes-do-patrimonio-documental-e-historico-do-municipio-de-santa-maria-rs.html>. Acesso em: 04. jan. 2016.

LOPEZ, A. P. Coleção Como Fazer 6. Como descrever documentos de arquivo – elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivos do Estado de São Paulo, 2002. Disponível em: < http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf6.pdf>. Acesso em: 21.dez.2015.

SANTOS, V. B.; INNARELLI, H. C.; SOUSA, T. R. B. Arquivística: temas contemporâneos. Brasília, SENAC, 2007.

 

AnasuelyAna Suely P. Lopes
Mestranda em Patrimônio Cultural pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Graduada em Arquivologia pela Universidade de Brasília, em Biblioteconomia e Documentação pela Universidade Federal do Ceará. Especializada em Gestão de Projetos. Membro dos grupos de pesquisas Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos-Ged/A, da UFSM e Estudos e Práticas de Preservação Digital, do Instituto Brasileiro de Informações em Ciência e Tecnologia onde é colaboradora da Rede Cariniana. Seus temas se centram em Gestão Documental e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais.
pinholopes.anasuely@gmail.com

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