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“Estudia el pasado si quieres pronosticar el futuro”

Con esta frase de Confucio damos introducción a otro tema relacionado con  la teoría de la gestión de las organizaciones.

Les planteo una pregunta: Como organización ¿Dónde estamos? ¿Conocemos nuestra realidad? Es muy poco probable que dejándonos arrastrar por la corriente podamos detectar aquellas actividades, sectores o procesos que requieren cambios para el beneficio del conjunto.

Por empezar hay que dejar claro que no estamos solos y esta imagen lo explica claramente:

corel-edificio

Una organización es un sistema inmerso en otro sistema (y así sucesivamente, como las Matroskas) y no puede nunca estar ajeno a los efectos de esta relación bidireccional que se establece, relación de interdependencias y retroalimentación. Por eso el ABC del buen funcionamiento de un sistema se fundamenta en saber de quién dependemos (en todos los sentidos) y a quién/es atendemos.
En cuestiones como la formación y la información estar al tanto de los cambios a nivel político es esencial, tanto en lo que respecta al ámbito social como al económico, jurídico o educacional. Nos vemos tan estrechamente unidos al uso de las tecnologías que tanto los avances de las mismas, como el aumento de las brechas afectan lo que se espera de la UI. Y un aspecto social básico es tener en cuenta la comunidad a la que atendemos desde aspectos tales como edad, formación y situación laboral. Todos estos aspectos (si, tooooodos) definen a la organización, exigen de ella un quehacer en particular.

Analizar la situación, en este caso de una Unidad de Información implica mucho más que saber cuantos libros conforman parte de la colección o cuantos usuarios atendemos diariamente. Hace falta un diagnóstico“Recoger y analizar datos para evaluar problemas de diversa naturaleza.” (DRAE)

Existen varias herramientas para diagnosticar la situación de la organización en conjunto o para evaluar determinados servicios. Quizás la más conocida sea la Matriz FODA: Fortalezas, Oportunidades, Desventajas Y Amenazas.

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Fuente: http://www.uventas.com/

Internamente realizar este ejercicio nos puede dar un pantallazo inicial de nuestra realidad. Les propongo que lo pongan en práctica, un análisis básico solo lleva unos minutos y puede ser muy impactante el cambio de perspectiva luego de realizarlo.
A los fines de conocer qué hay mas allá del mostrador, debemos implementar algunas herramientas que involucren a los usuarios.  Les acerco algunas de ellas:

Encuestas: Ideales para los usuarios y el personal de la biblioteca. A través de algunas preguntas se puede conocer como esta funcionando la UI o al menos qué imagen se tiene de ella. Los conocimientos para elaborarlas no son muy complejos y existen técnicas aplicadas a las ciencias sociales que pueden ser útiles en nuestro ámbito. Como consejo personal recomiendo la utilización de preguntas cerradas (donde el encuestado elige entre opciones) y abiertas (donde el encuestado redacta la respuesta con sus propias palabras)

Por ejemplo:

Pregunta cerrada:
“¿Cómo calificaría la atención que recibe en la biblioteca?”
-Muy buena
-Buena
-Regular
-Mala

Pregunta abierta:
“¿Le gustaría que la biblioteca brindara talleres a la comunidad? En caso de responder afirmativamente ¿Sobre que temáticas?”

Entrevistas: En este caso el usuario es abordado personalmente para realizarle una serie de preguntas en cuanto al servicio que brinda la biblioteca. Las preguntas son en su mayoría abiertas y permite una flexibilidad mayor que la encuesta. Hay que tener en cuenta que el entrevistador debe poder llevar adelante la entrevista de manera amable y con tacto para establecer una relación de confianza y calidez.

Si lo que se quiere es evaluar la colección (tema que trataré en detalle en próximas publicaciones) se sugiere realizar un análisis de uso a través de los datos recopilados desde el sector de circulación.

Para cerrar (por ahora) los dejo pensando en qué pasa luego de la recolección de datos y el diagnóstico, qué sucede cuando finalmente entendemos dónde estamos parados y cuales son los puntos a mejorar dentro de la organización…

Les dejo una pista:

“Los planes son solamente buenas intenciones a menos que degeneren inmediatamente en trabajo duro.” Peter Druker

 

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Jessica Soledad Castaño

Bibliotecaria profesional y sobre todo de alma, encontré en este mundo mi vocación.
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Comments

  1. By valehoris@hotmail.com

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