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Es como si nunca hubiéramos existido: la gestión y conservación de los archivos personales digitales

Casi todo el mundo tiene por lo menos un dispositivo electrónico: un celular, una computadora, una tableta. Los usamos para el trabajo, para entretenerse, para tomar fotos, para comunicarse. Los usos de los dispositivos electrónicos son muy variados y es seguro que cada día estamos generando miles de ¨bytes¨de datos y no vamos a parar de generarlos en esta época digital en que actualmente estamos viviendo. Por un solo segundo, imagínese todos los archivos digitales que se están creando dentro de un solo día. ¿No lo pueden hacer? No, porque es muy posible que nadie tiene una idea clara de las cantidades de datos que se generan con los mensajes de texto que mandamos a nuestras familias y amistades, las fotos que tomamos de nuestras comidas y mascotas, y la música que compramos desde los servicios de la nube. Si ustedes tienen el mismo problema que yo, mis archivos personales digitales se parecen más a una sopa que a un ordenado estante de archivos. Confieso que tengo algunos archivos en mi celular, algunos en la computadora, algunos viviendo en la nube, y hace algunos meses, no tenía la más mínima idea de como empezar a organizarlos. Como sé muy bien que mis archivos digitales van a seguir creciendo, decidí que era hora de hacer algo para organizarlos para poder conservarlos y gestionarlos. De allí me surgió la idea de compartir con los seguidores de Infotecarios sobre este tema.

¿Cómo se puede gestionar los archivos digitales personales y conservarlos para tener acceso a ellos en el futuro? ¿Cómo van a saber sus nietos, bisnietos de ustedes en los próximos 50…100 años si todas sus fotos son digitales y las dejaron en sus computadoras sin conservarlas electrónicamente? Todavía hay esperanza. Últimamente hay un movimiento que trata el tema y está buscando estrategias para superar el problema de la desorganización y el carácter efímero de los archivos personales digitales. Para este artículo breve en Infotecarios, empezamos con lo básico, con pautas para organizar un proyecto de gestión y conservación de su archivo personal digital.

Los pasos para organizar un proyecto de gestión y conservación del archivo personal digital:

El primer paso siempre es admitir que hay un problema. El problema en este caso es que sus archivos personales digitales están en un estado de desorden y están al punto de perderse para siempre. El siguiente paso es sentarse para organizar un proyecto para sistemáticamente organizar y gestionar los archivos personales digitales para su futura conservación.

  • Según la guía para los archivos personales digitales de Library of Congress, se recomienda identificar el contenido digital que tiene un valor y significado personal y luego decidir entre este contenido que se conservará.

  • Después de identificar dichos archivos, recomiendo que se haga un inventario de todos los tipos de formatos de archivos que quiere archivar y conservar y también una lista de los dispositivos y servicios de la nube donde se encuentran.

  • La parte más intensiva para un proyecto así es organizar los archivos con etiquetas significativas y crear una estructura del directorio que es lógico y transparente (por ejemplo, no usar las abreviaciones, chequear que los nombres y palabras se letrean bien, etc.). Es más útil pensar en la estructura de los directorios primero, y seguir con las etiquetas de los archivos cuando ya estén puestos en sus lugares correctos bajo los directorios correspondientes.

  • Recomiendo referirse a la lista de los archivos que se identificaron en el primer paso y seguir organizándolos paso a paso en estos grupos definidos para tener metas concretas y bloques de trabajo manejables.

  • Para realmente conservar los archivos personales digitales, se tiene que guardar por lo menos dos copias de los archivos en dos lugares físicamente separados en el caso que una copia de los archivos se dañe o se pierda. Se puede guardar una versión de los archivos en una computadora en la casa (con backup en un disco duro externo) y otra versión con un servicio de la nube. Hay otras opciones para guardar las copias de seguridad fuera de un servicio de la nube, por ejemplo se puede guardar el disco duro externo de las copias de seguridad en casa de un familiar, en la oficina de trabajo, o en una caja de seguridad mientras la copia principal vive en la computadora de su casa.

  • La gestión de los archivos personales digitales es un trabajo que nunca termina. Una vez que se haya establecido un plan de flujo de trabajo para seguir conservando y gestionando los archivos, es recomendable que se establece un cronograma de gestión para que no se caigan los archivos en desorden nuevamente. Puede ser cada semana, cada mes, o aún cada año dependiendo en la cantidad de archivos que se generan y que están en la lista de archivos identificados para la gestión y conservación.

Esta pequeña introducción no pretende ser exhaustiva. El asunto de los formatos obsoletos, la migración de archivos a nuevas plataformas he dejado para otro día pero espero que con las sugerencias que he tratado en este post sirvan para abrir la conversación. Admito que aunque soy archivista, mi archivo personal digital todavía es un trabajo bajo construcción, pero sigo construyéndolo porque quisiera dejar algo de mí con las siguientes generaciones, para que los historiadores tengan una pequeña idea de como era el siglo 21 y como eran las actividades de una bibliotecaria y archivista en esa época. El campo de los archivos personales digitales es nuevo, casi en su infancia, pero espero que la conversación continúe porque todos nosotros tenemos que ser custodios del patrimonio digital que generamos cada día con nuestra correspondencia, fotos, música, vídeos y todo lo demás, que ya son mayormente creados en formato electrónico. Si no empezamos hoy, todo de nuestras vidas digitales corre el riesgo de perderse para siempre.

Para mayor información, consulten los siguientes enlaces:

Library of Congress Personal Digital Archiving (en íngles)

Gestión de archivos particulares en la era digital  por Isabel Medrano Corrales y Luis Suárez Samaniego (2005)

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Natalie Baur

Archivista
Soy bibliotecóloga encargada del archivo en la Colección de Herencia Cubana de las Bibliotecas de la Universidad de Miami, Florida. Me interesan: los intercambios de conocimientos; desarrollo y gestión de los archivos y las bibliotecas especiales; las humanidades digitales; y la descripción, gestión y difusión del patrimonio cultural.
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Comments

  1. By zoraida de pantin

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    • By natalie baur

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