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El desplazamiento de la colección “Tesis” en formato impreso y los repositorios institucionales

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación se han convertido en herramientas imprescindibles para nuestro diario vivir; con el internet, miles de objetos se están interconectando para comunicarse entre si, se da la conectividad en el transporte, las casas inteligentes y ciudades inteligentes.

Así podemos hablar de bibliotecas inteligentes, refiriéndonos al acceso a la información e investigación, en que se da el desplazamiento casi total de las colecciones impresas a las digitales, los espacios virtuales y el acceso abierto cobran gran valor convirtiéndose en un beneficio trascendental que permite la transformación de la información en un bien común como parte del desarrollo sostenible de las sociedades.

En ese sentido, hoy nos preguntamos qué ha pasado específicamente en las bibliotecas universitarias donde se contaba con la producción intelectual que se publicaba en formato impreso y que debíamos resguardar concibiéndola como parte de la producción intelectual de la institución.

¿Qué ha pasado con estos documentos que nacieron en formato impreso?, ¿se consultan?, ¿están por allí?, ¿se han descartado o digitalizado según su importancia, demanda o conservación?, se han puesto a disposición a nivel mundial como parte del repositorio institucional, ¿cuál ha sido el trabajo que esto ha conllevado?, ¿es permitido?, ¿merece la pena?

En este post se aborda en forma general el proceso realizado en la Universidad Francisco Gavidia para transformar la colección impresa de trabajos de grado entregados por los estudiantes universitarios a formato digital y puestos como parte del repositorio institucional.

UFG Repositorio

Entre las acciones principales y necesarias a considerar han sido: asegurar los recursos necesarios para llevar a cabo la gestión como el personal, equipo informático, adecuación del software, para lo cual es necesario el apoyo institucional.

Para la realización del proyecto se procedió a seleccionar los documentos de acuerdo a varios criterios, entre ellos: la demanda de los documentos, temática abordada, calidad del documento; luego se procedió a escanear y almacenar los archivos en el servidor considerando alguna codificación y tipo de archivo, simultáneamente se eligió con el apoyo del Consorcio de Bibliotecas Universitarias de El Salvador el software a utilizar para la gestión y se adecuó a las necesidades institucionales; se determinaron los metadatos a utilizar para el ingreso de datos.

Asimismo ha sido necesario contar con una Política Institucional sobre Acceso Abierto para los trabajos de pregrado, postgrado, libros, artículos de publicaciones así como también otros documentos financiados por la Universidad, así como el uso de licencias Creative Commons.

Entre algunos beneficios de esta práctica están: la expansión de recursos de información para la población universitaria, preservación y conservación, la ubicuidad sin vulnerar los derechos de autor, entre otros.

ranking

Es así como en la Universidad y otras a nivel nacional e internacional cuentan con un Repositorio Institucional incluidos los documentos en mención; aunque en nuestro caso ya ofrecíamos desde el año 2000 parte de esta colección a texto completo pero no bajo estándares. ¿Habrá valido la pena este esfuerzo?, consideramos que sí; observando uno de los ranking de los repositorios institucionales, se puede ver la situación a unos meses de ser registrado. Es el segundo a nivel nacional y el número 1,137 a nivel mundial.

Nos queda seguir avanzado de la mano con todas estas tendencias en el tema.

Referencias:

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J. Directrices Generales. Repositorio Institucional PUJ [en línea]. Octubre 2010 [Consulta: 10 enero 2016]. Disponible en: http://repository.javeriana.edu.co/help/directrices.pdf

Con el apoyo de: Suyapa Mendoza y Salvador García

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Sonia Amaya

Bibliotecaria, docente y Auditor Líder en Sistemas de Gestión de Calidad (acreditada por LSQA: Latu Quality Austria; estoy para compartir conocimieto y aprender nuevas tendencias en esta área.
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