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Desarrollo de sistemas informáticos para las Unidades de Información: conociendo su ciclo de vida

Los sistemas automatizados para las unidades de información específicamente para bibliotecas y archivos han tenido una gran evolución desde su aparición a finales de la década de los 60, el objetivo principal de este desarrollo han sido las mejoras aplicadas en la funcionalidad de la interfaz de acuerdo al perfil del usuario final.

En la actualidad se mencionan aplicaciones como los servicios o herramientas de descubrimiento, repositorios institucionales y sistemas de gestión documental informatizados, por citar algunos de ellos: Summon, Primo, Aleph, Winisis, Koha, OpenProdoc, ICAatom, OpenKM, Dspace, Eprint, que están relacionados tanto por su forma de desarrollo como por manejar formatos y otros estándares en el mundo de la información y documentación.

Hoy se ofrece un marco de referencia técnico básico de las etapas que siguen las entidades que desarrollan estos productos o sistemas tantos proveedores, comunidades informáticas de acceso abierto o instituciones que deseen contar con un sistema a la medida, aplicando específicamente la metodología denominada “Ciclo de vida de los sistemas”.

Esta metodología se basa en 7 fases para el análisis y diseño de sistemas, las que se explican brevemente y en las cuales intervienen tanto los informáticos como el usuario final (bibliotecario o archivero) por ejemplo.

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Figura 1: Las 7 fases del ciclo de desarrollo de sistemas. Fuente: Kendall, K. E., Kendall, J. E.

FASE 1:

Se analizan los problemas que tienen el sistema actual y las oportunidades de mejora al aplicar un sistema de información. Esta fase es imprescindible para el éxito del resto del proyecto. Participa el usuario, analistas de sistemas y administradores.

FASE 2:

Se identifican los requerimientos y necesidades de los usuarios para lo cual se utilizan diferentes herramientas para recolectar la información, como por ejemplo: entrevistas, observación, encuestas, entre otras. Con lo anterior se busca comprender los procesos actuales y como  mejorarlos con el uso del nuevo sistema.

FASE 3:

Se lleva acabo el análisis de las necesidades del sistema, actividad realizada por el analista de sistemas, quien se apoya de herramientas como diagramas de flujo de datos que muestre las entradas, los procesos y las salidas de las funciones realizadas en una biblioteca o archivo. El analista prepara una propuesta de sistemas incluyendo un análisis de costo/beneficio de la misma o alternativas.

 FASE 4:

Abarca el diseño las pantallas del sistema, los flujos de trabajo, la forma en que la información será mostrada, etc. También se incluye el diseño de las bases de datos según estándares internacionales como MARC 21, Metadatos, RDA y norma ISAD(g), así mismo el tipo de reportes a generar como salidas. Después que el usuario aprueba este producto se procede al siguiente paso.

FASE 5:

En esta etapa se desarrolla el software requerido y manuales para el uso del mismo, ayudas en línea, preguntas frecuentes y archivos Read Me. Los programadores desempeñan un rol clave en esta fase.

FASE 6:

Es una etapa previa a la utilización del sistema de información desarrollado en el cual se deben  solucionar los problemas antes de entregarlo a los usuarios finales. Se realiza en primera instancia por los programadores junto con los analistas y luego los usuarios finales (bibliotecario y usuarios de unidades de información).

La etapa de mantenimiento está presente a lo largo del uso del sistema esto incluye posibles fallas, errores de código, actualizaciones de los programas, entre otros.

FASE 7:

En esta última fase los analistas de sistemas deben presentar el software y dar capacitaciones a los usuarios para que ellos las repliquen hacia los demás usuarios finales.

El tiempo de desarrollo de estas fases, dependerá de diferentes factores entre los que se encuentran: requerimientos y necesidades del usuario que determina el tamaño del sistema, además de los recursos materiales y humanos. En nuestra experiencia para el desarrollo del software a la medida denominado BIBLIOWEB 2.0 (http://biblioteca.ufg.edu.sv/) se ha invertido un mínimo de 18 meses.

Como se menciona al inicio existen diversas posibilidades en la creación de estos sistemas que pueden ser propietarios, propietarios a la medida, acceso abierto, cada unidad de información debe analizar el que más le convenga, sin embargo, la tendencia actual es aprovechar la ventaja del software de acceso abierto, en los cuales se reduce la aplicación de algunas fases y por ende se maximiza tiempo y recursos.

 

Bibliografía:

Aznar­-Lafont, D. (2014). Las herramientas de descubrimiento: Los nuevos sistemas de búsqueda global en las bibliotecas académicas. Servicio de Publicaciones de la Universidad de Navarra. Recuperado de http://dadun.unav.edu/handle/10171/35724

Bartomeo, Y. A., Cruz, L. D., & Fernández, M. F. (2011). La biblioteca digital personalizable como complemento del sistema de bibliotecas de las universidades. Acimed, 22(3), 262-270.

Kendall, K. E., Kendall, J. E. (2011). Análisis y Diseño de Sistemas. México: Pearson. Recuperado de  https://www.biblionline.pearson.com/Pages/BookRead.aspx

MARTIN, S. G. (2009). Bibliotecario de sistemas: una especialización con futuro. Información, cultura y sociedad. Recuperado de http://www.scielo.org.ar/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1851-17402009000200005

Con el apoyo de:  Antonio Trabanino  Alfaro  y Margarita Alfaro

 

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Sonia Amaya

Bibliotecaria, docente y Auditor Líder en Sistemas de Gestión de Calidad (acreditada por LSQA: Latu Quality Austria; estoy para compartir conocimieto y aprender nuevas tendencias en esta área.
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Comments

  1. By JoseA

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