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Aspectos generales para la contratación de recursos de información en línea

Como parte de la gestión de las fuentes de información disponibles para una biblioteca, la adquisición y suscripción a recursos electrónicos de información resulta una función clave. Y existen ocasiones en las que los bibliotecarios se preguntan qué deben saber para suscribir un servicio de acceso en línea. En esta publicación nos remitiremos a aspectos contractuales que necesitan revisarse para realizar una buena adquisición.

Recordemos que entre los recursos disponibles en el mercado encontramos con regularidad:

  • Títulos de publicaciones periódicas
  • Colecciones de libros electrónicos
  • Bases de datos referenciales
  • Bases de videos y tutoriales
  • Herramientas y sistemas auxiliares

Los siguientes aspectos se presentan de manera diversa para un recurso en particular, pero resultan recurrentes y deben reflexionarse cada cierta situación.

 

Modalidad de contratación

Retomando el término ‘suscripción’ del glosario de la American Library Association, consideremos que el concepto trata de un “(…) acuerdo mediante el cual, a cambio de una suma pagada por adelantado, se proporciona una revista, periódico, u otro recurso continuado durante un número determinado de ediciones o período de tiempo” (“Subscription” en ALA, 2013; 247). Por lo que podemos distinguir entre una modalidad de suscripción y una de adquisición. En la que la suscripción proporciona acceso a un recurso durante un determinado período de tiempo, y la adquisición dota del derecho indefinido de consulta, mas no de propiedad de las obras. La suscripción suele ser de menor costo. Pero en primer término, debe aclararse con el proveedor (que puede ser la misma editorial) qué es lo que se ofrece, una suscripción o una adquisición. Sin embargo, en el caso de adquisiciones perpetuas debe ser advertido si es necesario pagar posteriormente cuotas de mantenimiento de las plataformas para que ese acceso perpetuo se mantenga. Cuando se garantiza el carácter perpetuo y libre de cobros por mantenimiento, algunos recursos suelen proporcionar una alternativa para garantizar el acceso indefinido a través de servicios de preservación digital como Portico. Éste es un servicio colaborativo para editoriales y bibliotecas que participan mediante aportaciones para proporcionar, con toda seguridad, el acceso a contenidos cuando se presenta una situación de indisponibilidad tales como la desaparición de la editorial, cuando cesa una publicación o alguna otra falla en los sistemas.

Primordialmente, las alternativas de suscripción o adquisición atienden a las posibilidades de explotación comercial de los proveedores; mientras se trate de recursos de gran interés académico existirá la opción de mantener una fuente de ingresos a partir de la necesidad constante de tener acceso a un recurso, mientras que en un recurso muy especializado o de relevancia menos contundente, la posibilidad de contar con el acceso perpetuo será mayor.

Es importante destacar que, principalmente para el caso de libros electrónicos, existe la modalidad de Adquisición de Patrón Conducido (PDA por sus siglas en inglés), en la que los usuarios tienen disponible una colección de títulos, y conforme se observa el comportamiento de consulta, la biblioteca adquiere únicamente los contenidos que evidentemente son de interés para la comunidad. Es importante consultar al proveedor si ofrece esta modalidad.

 

Período de suscripción

El interés por suscribir un recurso puede presentarse a lo largo del año, pero es conveniente aclarar con el proveedor si el período de acceso corresponde al año calendario o al año natural. Es decir, si el acceso se proporciona por un período de doce meses continuo a partir de concretar la suscripción, o si estrictamente comprende los meses de enero a diciembre de un cierto año. En este último caso, si comienza la contratación ya iniciado el año, el proveedor suele hacer un ajuste en su precio para prorratear el tiempo efectivo de servicio. Esto puede ayudar a las bibliotecas que necesitan ajustar sus renovaciones a un período de ejercicio de gasto corriente.

 

Contenido

Si bien desde un principio se sabe qué es lo que se está negociando, pueden requerirse aclaraciones sobre los contenidos por adquirir. En ocasiones se considera una base de datos, ofertándose una propuesta que menciona un acceso total a los contenidos. Pero a veces existen colecciones o secciones que deben pagarse de manera adicional. En el caso de las publicaciones periódicas, también puede presentarse que el período de acceso sea al año suscrito y a una cierta cantidad de años retrospectivos, pero no a la totalidad; los llamados ‘backfiles’, los tienen que pagarse en otra contratación. Cuando se contrata un recurso y no se define claramente el período de contenidos con acceso, pueden generarse molestias y confusiones en los usuarios. También debe revisarse si algunos títulos poseen embargo; en este caso, debe conocerse si habría que pagar por tener acceso al año en curso de manera adicional.
El aspecto de contenidos de acceso abierto también es un aspecto a verificar; existen bases de datos que los poseen. Puede ser que a pesar de ello, un recurso proporcione un beneficio adicional como la integración de contenidos que de otra manera resulten dispersos, o que las plataformas proporcionen funcionalidades o mejoras, que las fuentes originales no poseen. Sin embargo, debe ser claro para el suscriptor si existen contenidos de acceso abierto.

 

Información para cotizar

Para las bibliotecas de instituciones educativas, un indicador que determina el precio de un acceso es el llamado ‘Full-Time Equivalent’ o FTE, que equivale al número potencial de usuarios en:

  • Número de personal académico de tiempo completo
  • Número de personal académico de tiempo parcial
  • Número de personal administrativo de tiempo completo
  • Número de personal administrativo de medio tiempo
  • Número de estudiantes de tiempo completo
  • Número de estudiantes de medio completo

Este indicador ayuda a las editoriales a dimensional la posibilidad de consulta, a partir de la cual estiman la tarifa de acceso. Los criterios pueden variar, pero lo más común es que las editoriales requieran el número de personal académico de tiempo completo y de estudiantes de tiempo completo.
Otro indicador más recurrente en universidades estadounidenses para cotizar una contratación es el TIER, que refiere a una clasificación de instituciones de acuerdo a su prestigio académico y niveles de investigación. Donde el TIER 1 se adjudica a instituciones consolidadas y reconocidas, y gradualmente al TIER 3 corresponde a instituciones de menor dimensión y producción científica. Sin embargo, en formularios requeridos por editoriales, suele aparecer entre la información el TIER.
Como la contratación de un recurso resulta una oportunidad para un agente o proveedor de obtener utilidades, es recomendable sondear entre universidades de un perfil similar al propio, el costo de acceso que el proveedor ofrece por lo mismo. Pues puede llegar a suceder que nos encontremos con una propuesta económica superior a la debida.

 

Tipos de acceso

Un punto clave que derivará en la manera en que los usuarios realicen la consulta a un recurso, es el tipo de acceso. Éste puede ser por usuario y contraseña directa a la plataforma de la editorial, por rango IP de manera que la identificación del punto de consulta permita al usuario acceder a los contenidos, o por un tipo de autenticación combinada que requiera la ubicación de la red de conexión para acceder a la información.
El acceso además comprende lo que los usuarios podrán realizar una vez que visualizan los contenidos; descargar (en qué formatos), imprimir, o tener en préstamo un recurso, por ejemplo un libro electrónico. En algunos casos, el usuario podría únicamente visualizar la información. Incluso debe conocerse si el contenido se consulta en formato html o si se presente mediante software como Adobe Digital Editions. Todo deriva en la facilidad con la que el usuario podrá disponer de la información, y en consecuencia, la penetración que tenga entre la comunidad.
Finalmente, debe aclararse si existe un determinado número de usuarios que de manera simultánea podrán consultar el recurso. Particularmente en el caso de libros electrónicos, se maneja el concepto de número de licencias equivalente al número de ejemplares límite disponibles.

 

Precios y tarifas

A partir de los aspectos anteriores es que se determina el costo del recurso a adquirir o suscribir. Pero habrá que considerar que algunas veces tratar con un intermediario implica el pago de su ganancia como proveedor, y en otros casos el precio puede ser el mismo que al tratar directamente con la editorial. Por lo que debe evaluarse si la contratación con un agente resulta de mayor conveniencia en aspectos como su registro fiscal, la facturación, la moneda, o el tipo de comprobante que proporciona.
Una realidad de las contrataciones de los recursos es que las editoriales proceden principalmente de Estados Unidos o Europa. Por lo que los precios suelen proporcionarse en dólares y en menor proporción, en euros. Debido a la dependencia de nuestras economías y las variaciones de los tipos de cambio, una propuesta en moneda nacional suele ser más conveniente por su invariabilidad. Si es posible obtenerla, es mejor.

 

Firma de contratos y licencias

De manera más formal, las contrataciones requieren de la firma de licencias o contratos que oficializan los términos y compromisos del proveedor y la biblioteca. Vale la pena revisar los términos de estos documentos proporcionados por las propias editoriales; pueden existir restricciones como el no poder utilizar un Proxy que posibilite el acceso remoto de los usuarios, por ejemplo. Además, para evitar que la biblioteca incurra en una infracción, vale la pena analizar las licencias y saber a qué se compromete. Y de ser posible, la redacción de un contrato adicional por parte de la biblioteca suele reforzar las garantías y derechos que posee como usuario; tanto el proveedor puede establecer sus documento como el mismo comprador.

 

Servicios complementarios

Referidos en algunos ámbitos como servicios conexos o posventa, comprenden todos aquellos servicios adicionales e incorporados al simple acceso de información. Pueden ofrecerse funcionalidades que contribuyan a una mayor satisfacción para el usuario y a una mejor administración por la biblioteca.

En este aspecto pueden entrar puntos como:

  • Servicio de soporte técnico
  • Adaptación de interfaz de acuerdo al equipo o dispositivo móvil con que se consulta el recurso
  • Estadísticas que se proporcionan en consulta y descarga; estandarizados en reportes de uso COUNTER, por ejemplo
  • Generación de cuentas personalizadas para los usuarios
  • Exportación de registros a gestores bibliográficos
  • Disponibilidad de registros en formatos MARC para la incorporación a un catálogo, en el caso de libros
  • Posibilidad de compartir contenidos en redes sociales
  • El idioma de la plataforma
  • Disponibilidad de guías de uso en español
  • Capacitación en sitio o remota a los usuarios, para la consulta del recurso
  • Entrega de materiales promocionales
  • Publicación de videos en línea para la instrucción en la consulta

 

La contratación de un recurso como una base de datos o una colección de libros electrónicos suele ser compleja. El mercado mismo, la oferta de recursos y la manera en que las bibliotecas orientan sus acciones determinan el panorama en que se desarrollan las adquisiciones. Si bien resulta todo un desafío la gestión de los recursos con que habrán que adquirirse los recursos, y la atención de las necesidades de información prevalecientes en la comunidad de usuarios, es fundamental que el bibliotecario sea consciente de todos los aspectos que debe considerar para que los términos de una contratación sean lo más favorables y óptimos para el aprovechamiento de los fondos con que se cubren las tarifas. Y a final de cuentas, en un mercado editorial que se comporta de manera similar a otros, es importante tener conciencia de la posición que debe adoptar la biblioteca; es necesario negociar con el proveedor como lo que se es, un cliente.

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Paul Tarín

Trabajo en el Departamento de Sistema Bibliotecario y en el Departamento de Artes Visuales de la Universidad de Guanajuato, en México. Maestro en Gestión de Servicios Informativos, de la Universidad Autónoma de Cd. Juárez.
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