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Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas segunda parte

En la primera entrega de este documento hable:

  • ¿Qué es la conservación preventiva?
  • Factores de degradación: factores internos o intrínsecos, factores externos o entrínsecos, factores catastróficos.
  • Pautas básicas para la preservación
  • ¿Cuál es el ambiente ideal para las colecciones?
  • La humedad relativa y temperatura
  • Luz
  • Calidad del aire
  • Microorganismos-hongos

Continuando con este interesante tema sigo detallando a continuación la información:

5) Roedores: son una de las plagas más comunes y nocivas para los acervos, estos animales son peligrosos por su rápida propagación y rápidez de reproducción, utilizan los materiales de archivos y bibliotecas para hacer sus nidos. Los roedores son capaces de deteriorar completamente un documento en muy poco tiempo.

El peligro mayor radica en el mordisqueo y la saliva que dejan en los materiales, ya que estos animales requieren desgastar su dentadura, produciendo graves daños en los documentos.

Otro factor de deterioro provocado por los roedores son las manchas amarillentas y ocres que producen en el papel, su orina posee ácido úrico, estos orinan de 9 a 10 litros por año. Los nidos, al igual que sus cadáveres son focos de infección por ser medio propicio para la propagación de microorganismos e insectos.

5.1 Protección contra roedores:

  1. Monitoreo permanente para determinar los focos de infección y niveles de problema.
  2. Sellado de salidas de alcantarillas y posibles ingresos.
  3. Limpieza permanente en todas las áreas.
  4. Eliminación de maleza y depósitos de basura cercanos.
  5. Eliminación de posibles fuentes de residuos: bebidas y alimentos de consumo humano dentro del acervo.
  6. Eliminación de cafeterías, bares, cocinas, comedores cercanos a los acervos.
  7. Colocación de equipos de ultrasonido en áreas claves.
  8. Solo en caso necesario y bajo la supervisión de especialistas, se deberá emplear raticidas en la erradicación de este tipo de plagas.

¨La limpieza es el medio más efectivo de conservación¨

6) Palomas y murciélagos: Son menos nocivos que los roedores, pero al igual que estos anidan en cualquier parte, se introducen por todos los agujeros, aun los más pequeños de ventanas, puertas y techos.

Son portadores de microorganismos e insectos y sus excreciones contienen ácidos muy fuertes, capaces de destruir hasta la piedra. Son muy difíciles de eliminar porque se alojan generalmente en las cornisas de los edificios.

Los microbios y plagas que producen sus excrementos y nidos se esparcen rápidamente, penetran por ventanas, puertas y orificios. Incluso el hombre puede ser portador de ellos, ya sea en el calzado o en la ropa, producen serias enfermedades en garganta, ojos y pulmones y en ocasiones hasta la muerte.

6.1. Protección contra palomas y murciélagos

  1. Monitoreo permanente para determinar los focos de infección y niveles del problema.
  2. Sellado completo de posibles ingresos.
  3. Limpieza permanente en todas las áreas.
  4. Solicitar la asesoría de un especialista en erradicación de este tipo de plagas.

7) Insectos: Varios tipos de especies de insectos atacan los bienes documentales produciendo daños, generalmente de tipo físico y alteraciones cromáticas en sus soportes.

Cada especie produce un tipo de daño característico. Los insectos tienen un gran poder de adaptación, lo que les permites sobrevivir en condiciones extremas, incluso en presencia de insecticidas. Esto los convierte en enemigos poderosos de archivos y bibliotecas.

La mayoría de las especies de insectos que pueden infestar las colecciones de papel son atraídas no por el papel en sí mismo, sino por los aprestos, adhesivos y engrudos vinculados al mismo. Algunos insectos también atacan la celulosa del papel, cartones y las proteínas del cuerpo y pergamino.

El daño causado por los insectos, no procede solamente del hábito de comer de los mismos; las colecciones también son dañadas por sus actividades de perforación y formación de madrigueras, así como por su secreción corporal.

Todos los insectos pasan por una metamorfosis durante su ciclo de vida: su crecimiento abarca una serie de fases para llegar al estado de adulto: larva, crisálida y ninfa; unos causan mayor daño en la fase de larva y otros causan mayor perjuicio en su estado adulto.

La fuente de alimentos de los insectos, a más de las colecciones son los desperdicios de alimentos dejados por humanos y animales; la comida almacenada en oficinas, alfombras, otros insectos, pájaros muertos y/o nidos de aves abandonados, vegetación cercana y plantas en el interior del edificio. No obstante existen muchas otras fuentes de sustento que son menos evidentes.

En las bibliotecas y archivos se ha confiado tradicionalmente en el uso de pesticidas para la prevención de plagas. Sin embargo, a menudo los pesticidas no previenen la infestación, y su aplicación después de ocurrido el hecho no puede corregir el daño ya ocasionado.

Los profesionales de la preservación recomiendan una estrategia conocida como ¨Control integral de plagas¨. Este enfoque se basa principalmente en el uso de medios no químicos, tales como el control climático, eliminación de las fuentes de alimentos y sellados de los puntos de entrada al edificio.

¨La prevención puede lograrse sólo a través de estrictos procedimientos de control, mantenimiento y limpieza del lugar.¨

7.1. Protección contra insectos:

  1. Limpieza continúa
  2. Inspección y mantenimiento del edificio.
  3. Control climático.
  4. Restricción de alimentos y plantas.
  5. Adecuado almacenamiento.
  6. Control del material de colección que ingresa al lugar, con el fin de evitar la infestación de las colecciones existentes.
  7.  Eliminar cualquier potencial hábitat para los insectos.
  8.  Con un estudio inicial del edificio y de todos los depósitos de las colecciones.

Métodos de almacenamiento y prácticas de manipulación 

Los métodos de almacenamiento inadecuados tienen un efecto directo en la vida útil de los libros y documentos.

Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento, rápidamente producen daños irreversibles a las colecciones.

Los estuches para almacenamiento de mala calidad, aceleran los deterioros.

La manipulación normal, de algún modo causa siempre deterioro, pero una manipulación tosca e incorrecta, conduce rápidamente a daños serios e irreparables y a costosas intervenciones.

Recomendaciones generales para el manejo de los libros y documentos

  1. Mantener una buena circulación y ventilación de aire en los depósitos.
  2. Los libros nunca deben colocarse directamente contra las paredes y el piso, deben separarse de los mismos, por lo menos 30 cm, para facilitar el flujo de aire a su alrededor y la limpieza.
  3. Los libros no deben sobresalir de los bordes de los estantes hacia los pasillos, ni deben rozar con las partes superiores de las mismas, por lo cual deberá disponerse de una estantería con entrepaños de tamaño adecuado.
  4. En las estanterías los libros, no deben estar, ni muy apretados, ni muy sueltos, para facilitar su manipulación.
  5. Colocarlos en forma vertical y derechos, descansando sobre su base.
  6. Los libros grandes no deben almacenarse al lado de los pequeños ya que éstos no les ofrecen el soporte adecuado. Se debe utilizar siempre sujetadores de libros de noventa grados, para agruparlos de tal forma que se evite las deformaciones por presiones.
  7. Como norma, los libros no deben apilarse sobre los estantes. Los libros pequeños estructuralmente fuertes deben colocarse en posición vertical.
  8. Los libros de gran tamaño, pesados y estructuralmente débiles o dañados almacenarse horizontalmente a fin de darles el soporte toral que requieren. De ser posible, deben agruparse no más de tres a cuatro libros, colocados uno sobre otro con los títulos visibles y sin sobresalir de la estantería.
    1. Se colocarán en cajas individuales los siguientes casos:
    • Los que tienen encuadernaciones frágiles y de especial valor.
    • Libros encuadernados en pergamino con encuadernación blanda.
    • Libros dañados que se usan raramente.

    Estas cajas deben construirse en materiales con calidad de archivo y del tamaño que se adecue perfectamente. Si son demasiado costosas u ocupan mucho espacio, se pueden colocar en estuches de cartulina o envueltos en papel duradero.

  9. Los libros dañados o legajos de documentos, nunca deben atarse con banda de cuerda o goma.
  10. Los libros no deben ser halados de los estantes por la cofia, ya que esto puede debilitar el lomo y provocar que se desprenda.
  11. Para retirar los libros de los estantes se empujará los volúmenes que se encuentran a ambos lados, para posteriormente, retirar suavemente el libro deseado sujetándolo desde el lomo, con el pulgar y los demás dedos. Al sacar la obra objeto de interés, deben sujetarse los libros que queden en el tramo, así como los soportes para libros.
  12. No forzar ni apoyar, las encuadernaciones cuando se abran los libros.
  13. No forzar el libro, más de lo que su estructura le permite y resiste.
  14. No utilizar señaladores, sujetapapeles (clips), grapas o binchas metálicas, en las páginas de los libros o en los documentos de archivo.
  15. No fotocopiar aquellas obras que estén en mal estado de conservación o quebradizos, estos deberán microfilmarse o digitalizarse y trasladar la información a un soporte permanente.
  16. En el caso de material de archivo, los objetos pesados, se deben almacenar separadamente de los más livianos.
  17. Los papeles de calidad diversa no deben estar en contacto entre sí, se deberán almacenar de forma separada. Es importante evitar que los papeles de baja calidad o periódico estén en contacto directo con documentos históricos y manuscritos de mejor calidad.
  18. Los documentos deben guardarse en carpetas libres de ácido y preferiblemente con reserva alcalina. Idealmente, no se deben colocar más de diez a quince hojas en cada carpeta.
  19. Las carpetas deben guardarse en cajas protectoras con calidad de archivo.
  20. Todas las carpetas contenidas dentro de una caja deben ser del mismo tamaño de ésta.
  21. Las cajas deben almacenarse de forma vertical. Para evitar corvaduras y daño en sus bordes, se pueden usar cartones espaciadores hechos de materiales estables para llenar las cajas que no estén suficientemente llenas. Se debe tener cuidado de no llenar excesivamente las cajas, ya que esto puede causar daños al momento de sacar, colocar o revisar los objetos.
  22. Las obras de gran tamaño, como dibujos, planos y mapas se guardan mejor colocándolas horizontalmente dentro de gavetas en planeras, colocadas en carpetas que deben ser cortadas al tamaño de la gaveta o caja, ya que los materiales de menor tamaño tienden a atascarse en el fondo, o cambiar de posición cuando se abren y cierran las gavetas.
  23. Si no son frágiles, las obras de gran tamaño pueden ser enrolladas cuando no es posible guardarlas horizontalmente. Es importante asegurase de que las obras estén en condiciones de soportar el enrollado y desenrollados. Algunos objetos pueden enrollarse individualmente y otros en grupos. Luego se colocarán en tubos de protección de por lo menos diez centímetros de diámetro y más largo que la obra de mayor longitud.
  24. Tener las manos limpias antes de manipular los libros y documentos. De preferencia se utilizará guantes de tela o latex, en la manipulación de libros y documentos históricos.
  25. Evitar: comidas, bebidas, fumar, materiales inflamables cerca de los libros y documentos.

Mobiliario: Los muebles para archivos y bibliotecas, deben ser siempre metálicos, de alta resistencia (mínimo cien kilos por metro cuadrado), con pintura anticorrosiva estable, pintada al horno de alta temperatura, modulares, tipo estanterías abiertas que permitan una fácil limpieza, ventilación y ubicación correcta de los bienes, así como su fácil clasificación y consulta.

Los sistemas de almacenajes de alta densidad, compactos o movibles son recomendados para  entidades que no dispongan de espacio suficiente.

Dimensiones y distribución: Se recomienda que cada cuerpo sea modular con dimensiones máxima de diez metros de lago, altura entre 2.20 m. a 2.40 m., con bandejas de 1.25 m. a 1.50 m. de largo por 40 cm. De fondo. La primera bandeja debe estar mínimo a 2 cm del suelo para facilitar la limpieza y evitar daños en las obras en caso de inundaciones.

Las estanterías deben estar sujetas al piso y a las paredes para evitar colapsos en caso de movimientos telúricos.

Los pasillos entre estanterías debe tener mínimo 70 cm. De ancho y los principales 1 m. para facilitar la circulación y limpieza. Ninguna estantería debe pegarse a las paredes para facilitar la limpieza y circulación de aire.

Bibliografía:

  • Crespo, Carmen, ¨La conservación documental en su aspecto preventivo. Características de un depósito de archivo actual¨, Centro Nacional de Restauración de libros y documentos, Madrid, 2013.
  • Ogden, Sherelyn, Manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center, CONSERVAPLAN Nª 7, (Caracas) Venezuela, Biblioteca Nacional de Venezuela, 2014.
  • Ogden, Sherelyn, El manual de preservación de bibliotecas y archivos de Northeast Conservation Center, Santiago de Chile, Centro Nacional de conservación y restauración-proyecto cooperativo de conservación para bibliotecas y archivos, 2014.
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Mónica Elizabeth Estrada Villacís

Ingeniera en Ciencias de la Información y Bibliotecología, con amplia trayectoria y experticia en Gestión Bibliotecaria, Gestión Documental y Documentación. Directora de Archivos, Centros de Documentación y Bibliotecas Universitarias, Escolares y Públicas; Publicación de referencias bibliográficas para la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales Sede Ecuador(FLACSO). Publicaciones en antologías literarias para España.

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